Утеря товара с кодом маркировки: как правильно списать в Честном ЗНАКе

Утеря товара с кодом маркировки - ситуация, с которой рано или поздно сталкивается каждый участник оборота. Товар потерялся на складе, украден, выявлена недостача при инвентаризации - а код маркировки продолжает «висеть» на балансе в Честном ЗНАКе. Если вовремя не оформить вывод из оборота, при проверке это обернётся штрафом до 300 000 рублей для юридических лиц. Разбираем пошагово: какой документ создавать, какую причину указывать, в какие сроки уложиться и как избежать типичных ошибок.

Чем утеря отличается от других причин вывода из оборота

Система Честный ЗНАК предусматривает несколько оснований для вывода маркированного товара из оборота: розничная продажа, уничтожение, утилизация, истечение срока годности, конфискация, использование для собственных нужд и утрата. Каждое основание требует отдельного кода причины в документе вывода.

Причина «Утрата» используется в строго определённых случаях: товар физически отсутствует, и вернуть его в оборот невозможно. Это принципиально отличает утрату от повреждения кода (когда товар на месте, но этикетка нечитаема - тогда применяется перемаркировка) и от уничтожения (когда товар целенаправленно утилизирован по акту).

Когда указывать причину «Утрата»

Причину «Утрата» в документе вывода из оборота указывают в следующих ситуациях:

• Товар потерялся при перемещении между складами или торговыми точками
• Обнаружена недостача по результатам инвентаризации
• Товар украден (зафиксирован факт кражи)
• Безвозвратная утрата при стихийных бедствиях, пожаре, затоплении
• Товар утерян при транспортировке от поставщика (если право собственности уже перешло)

Во всех перечисленных случаях товар физически отсутствует, его нельзя ни продать, ни перемаркировать, ни утилизировать. Единственный путь - вывести код из оборота с фиксацией причины.

Списание или вывод из оборота: в чём разница

Участники оборота часто путают два документа в Честном ЗНАКе - «Списание» и «Вывод из оборота». Понимание разницы между ними критически важно, потому что неправильный выбор документа может привести к ошибкам в учёте.

Параметр	Списание (КМ)	Вывод из оборота
Что выводится	Только код маркировки	Код маркировки и сам товар
Когда применяется	Код повреждён или не нанесён, товар на месте - будет перемаркирован	Товар больше не будет продаваться: утерян, уничтожен, истёк срок годности
Статус КМ после	«Списан»	«Выбыл»
Товар остаётся на складе	Да - под новым кодом	Нет - товар отсутствует

При утере товара используется именно документ «Вывод из оборота», а не «Списание». Товар физически отсутствует, перемаркировать нечего - значит, выводим и код, и товар одновременно.

Сроки подачи сведений о выводе из оборота при утере

Согласно действующим правилам маркировки, при выводе товара из оборота по основаниям, не являющимся розничной продажей, участник оборота обязан передать сведения в ГИС МТ в течение 3 рабочих дней со дня составления первичного учётного документа, подтверждающего вывод из оборота.

На практике отсчёт трёх рабочих дней начинается с даты подписания акта о недостаче, акта списания или иного внутреннего документа, фиксирующего факт утраты. Именно поэтому дата первичного документа имеет ключевое значение - она должна соответствовать реальной дате обнаружения утери.

Пример: Инвентаризация проведена в понедельник 6 апреля, акт о недостаче подписан в тот же день. Крайний срок подачи сведений в Честный ЗНАК - четверг 9 апреля (через 3 рабочих дня).

Какие документы подготовить перед выводом из оборота

Прежде чем создавать документ вывода в Честном ЗНАКе, необходимо подготовить первичную документацию во внутренней учётной системе. Именно на неё вы будете ссылаться при заполнении формы в личном кабинете.

Первичные документы для подтверждения утраты

В зависимости от ситуации первичным документом может выступать:

• Акт инвентаризации (ИНВ-3) - при обнаружении недостачи на складе или в торговой точке
• Акт о списании товаров (ТОРГ-16) - при документальном оформлении выбытия
• Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (ТОРГ-15) - если утеря произошла вследствие повреждения упаковки и потери содержимого
• Внутренний акт произвольной формы - если утеря не подпадает под стандартные формы (например, кража). В акте указать дату, перечень утерянных позиций с кодами маркировки, обстоятельства утраты, подписи ответственных лиц
• Справка из полиции - при краже (как дополнение к внутреннему акту)

Номер и дату первичного документа потребуется указать при создании документа вывода в системе Честный ЗНАК. Храните эти документы не менее 5 лет - они понадобятся в случае проверки.

Пошаговая инструкция: вывод из оборота при утере через личный кабинет

Рассмотрим процедуру вывода утерянного маркированного товара из оборота через личный кабинет системы Честный ЗНАК. Это ручной способ, который подходит для единичных случаев и небольших объёмов.

Шаг 1. Авторизация в личном кабинете

Войдите в личный кабинет на сайте честныйзнак.рф с помощью УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи). Убедитесь, что КриптоПро CSP запущен и токен с сертификатом подключён. Выберите нужную товарную группу - например, «Товары лёгкой промышленности».

Шаг 2. Создание документа вывода из оборота

Перейдите в раздел «Документы» → «Вывод из оборота». Нажмите кнопку «Создать». В открывшейся форме заполните обязательные поля:

• Товарная группа - выберите категорию (одежда, обувь, бельё и т.д.)
• Причина вывода - укажите «Утрата»
• Номер первичного документа - номер акта инвентаризации, акта списания или иного документа
• Дата первичного документа - дата подписания акта

Шаг 3. Добавление кодов маркировки

После заполнения основных полей нажмите «Далее к загрузке кодов». Добавить коды можно двумя способами:

• Вручную - введите коды идентификации по одному. Подходит для единичных случаев утери
• Загрузкой файла - подготовьте файл Excel (.xlsx) с кодами маркировки, каждый код в отдельной строке. Подходит для массового вывода после инвентаризации

Важно: если товар утерян и физически у вас нет этикетки с кодом, найти коды маркировки можно в личном кабинете Честного ЗНАКа в разделе «Коды маркировки» → фильтр по статусу «В обороте». Сопоставьте данные с результатами инвентаризации и учётной системой.

Шаг 4. Проверка и подписание

После добавления кодов нажмите «Обновить статусы кодов» - система проверит, что все указанные коды действительно находятся на вашем балансе со статусом «В обороте». Проверьте правильность заполнения всех полей и нажмите «Подписать и отправить». Документ подписывается УКЭП.

Шаг 5. Контроль обработки

После отправки дождитесь обработки документа. Статус должен измениться на «Выведены из оборота». Если отображается статус «Не выведены из оборота» - откройте документ и проверьте, по какой причине произошла ошибка. Частая проблема: код уже был выведен ранее или находится на балансе другого участника.

Вывод из оборота через учётную систему или сервис ЭДО

Если компания работает с маркировкой через 1С, МойСклад, СБИС, Контур.Маркировку или другие интегрированные системы, вывод из оборота при утере можно оформить непосредственно в них. Принцип аналогичный: создаётся документ вывода с причиной «Утрата», добавляются коды, документ подписывается и передаётся в ГИС МТ. Преимущество - данные автоматически синхронизируются с вашим складским учётом.

При массовой утере (например, после аварии на складе) рекомендуется использовать именно учётные системы с интеграцией, а не ручной ввод через личный кабинет - это быстрее и снижает вероятность ошибок.

Как найти коды маркировки утерянного товара

Одна из главных сложностей при утере - сам товар и его этикетка отсутствуют. Где взять код маркировки для вывода из оборота?

• Личный кабинет Честного ЗНАКа - раздел «Коды маркировки», фильтр по статусу «В обороте». Здесь можно увидеть все коды, которые числятся на вашем балансе
• Входящие УПД - если товар был получен от поставщика по электронному документообороту, коды маркировки содержатся в универсальном передаточном документе
• Учётная система - 1С, МойСклад и аналогичные системы хранят коды маркировки в привязке к товарным позициям
• Акты сверки с балансом ГИС МТ - сопоставьте фактические остатки на складе с данными в личном кабинете: разница и будет перечнем утерянных кодов

Если ни один из способов не позволяет идентифицировать конкретные коды утерянного товара, обратитесь в техническую поддержку Честного ЗНАКа для получения выписки по вашему балансу.

Штрафы за нарушение порядка вывода из оборота

Несоблюдение сроков и порядка вывода маркированного товара из оборота влечёт административную ответственность по нескольким статьям КоАП РФ.

Нарушение	Статья КоАП	Штраф для ИП / должн. лиц	Штраф для юрлиц
Нарушение сроков подачи сведений в ГИС МТ	15.12.1	1 000 - 10 000 ₽	50 000 - 100 000 ₽
Хранение/продажа товара без маркировки	15.12 ч.2	5 000 - 10 000 ₽	50 000 - 300 000 ₽ + конфискация
Ввод в оборот без маркировки	15.12 ч.1	5 000 - 10 000 ₽	50 000 - 100 000 ₽ + конфискация

Кроме штрафов за несвоевременную подачу данных, «зависшие» на балансе коды утерянного товара создают расхождения при любой проверке. Если проверяющие органы обнаружат, что по данным ГИС МТ на вашем складе числится товар, которого фактически нет, - это повод для углублённой проверки и дополнительных санкций.

Типичные ошибки при выводе утерянного товара

Ошибка 1. Использование «Списания» вместо «Вывода из оборота»

Документ «Списание» в Честном ЗНАКе предназначен для вывода только кода маркировки - когда товар остаётся на месте и будет перемаркирован новым кодом. При утере товара физически нет, поэтому правильный документ - «Вывод из оборота» с причиной «Утрата». Ошибочно созданное списание не приведёт к штрафу как таковому, но создаст путаницу в учёте: система будет ожидать перемаркировку, которая никогда не произойдёт.

Ошибка 2. Пропуск срока 3 рабочих дня

Три рабочих дня - жёсткий регламент. Частая ситуация: инвентаризация проведена, недостача обнаружена, но акт подписывают через неделю, а сведения в Честный ЗНАК подают ещё через две. Формально нарушение сроков начинается с момента подписания первичного документа, но если проверка установит, что акт был умышленно датирован «задним числом» - это усугубит ситуацию.

Ошибка 3. Указание неверной причины вывода

Некоторые участники при недостаче указывают причину «Другое» или «Уничтожение» вместо «Утрата». Каждая причина имеет свою юридическую квалификацию. «Уничтожение» предполагает, что товар был целенаправленно уничтожен и составлен акт утилизации. При проверке несоответствие причины вывода реальным обстоятельствам - это предоставление недостоверных сведений в ГИС МТ.

Ошибка 4. Отсутствие первичного документа

Вывод из оборота в Честном ЗНАКе технически возможен без реального первичного документа - система не проверяет его существование. Но в случае проверки налоговой или Роспотребнадзором вас попросят предъявить акт, на основании которого был оформлен вывод. Отсутствие документа = нарушение.

Особенности вывода при утере для товаров лёгкой промышленности

Для одежды, обуви, белья и других товаров легпрома действует общий порядок вывода из оборота при утрате. Однако есть нюансы, которые нужно учитывать:

• Для товаров лёгкой промышленности документ «Списание (под последующую перемаркировку)» - это устаревшая функциональность. Для перемаркировки больше не нужно предварительно списывать коды - используйте документ «Перемаркировка» напрямую
• Если товар лёгкой промышленности утерян вместе с кодом маркировки, используется документ «Вывод из оборота» с причинами «Утрата», «Уничтожение» или «Другое»
• Срок подачи сведений для легпрома - те же 3 рабочих дня с даты первичного документа
• С запуском четвёртой волны маркировки (спецодежда, каски, перчатки - с 1 марта 2026) перечень товаров легпрома, подпадающих под эти правила, существенно расширился

Утеря кода маркировки, но товар на месте: что делать

Отдельная ситуация - когда утерян не сам товар, а его код маркировки. Этикетка с Data Matrix повреждена, стёрлась, оторвалась, или напечатанные коды потерялись до нанесения. В этом случае вывод из оборота не нужен - требуется перемаркировка.

Алгоритм действий при утере кода (товар на месте):

1. Создайте документ «Перемаркировка» в личном кабинете Честного ЗНАКа
2. Укажите старый код маркировки (из учётной системы или входящих УПД)
3. Закажите новый код маркировки через СУЗ
4. Напечатайте и нанесите новую этикетку на товар
5. Подтвердите перемаркировку в системе

Если же коды были заказаны и оплачены, но так и не нанесены на товар (этикетки распечатаны, но потерялись) - в этом случае используется документ «Списание», который выводит из оборота только неиспользованные коды.

Регулярная инвентаризация как профилактика проблем

Лучший способ избежать накопления «мёртвых» кодов на балансе - регулярная сверка фактических остатков с данными в ГИС МТ. Рекомендуемая периодичность - не реже одного раза в квартал, а при большом обороте товара - ежемесячно.

Что проверять при сверке:

• Количество кодов со статусом «В обороте» на вашем балансе в Честном ЗНАКе
• Фактическое наличие товара на складе и в торговых точках
• Расхождения - коды, которым не соответствует физический товар
• «Зависшие» коды от прошлых поставок, которые не были корректно выведены при продаже

Обнаруженные расхождения следует оперативно урегулировать: для утерянных товаров - вывод из оборота, для повреждённых кодов - перемаркировка, для ошибок при продаже - ручное списание.

Чек-лист: утерян товар с кодом маркировки

1. Зафиксируйте факт утери - составьте акт (инвентаризации, списания или произвольной формы)
2. Определите коды маркировки утерянного товара - через учётную систему, УПД или личный кабинет Честного ЗНАКа
3. Создайте документ «Вывод из оборота» в личном кабинете или учётной системе
4. Укажите причину «Утрата», номер и дату первичного документа
5. Добавьте коды маркировки - вручную или загрузкой файла
6. Подпишите документ УКЭП и отправьте
7. Дождитесь статуса «Выведены из оборота»
8. Уложитесь в 3 рабочих дня с даты первичного документа
9. Сохраните все документы - акты, подтверждения из Честного ЗНАКа - на 5 лет

Запутались в документах? Не знаете, какие коды висят на балансе? Специалисты Mark-Guru проведут аудит ваших остатков в Честном ЗНАКе, найдут расхождения и оформят вывод из оборота правильно - без штрафов и ошибок. 5+ лет опыта, работа со всеми товарными группами лёгкой промышленности.

📞 7 (966) 445-82-00

Часто задаваемые вопросы

Какой документ создавать в Честном ЗНАКе при утере товара с кодом маркировки?

При утере товара создаётся документ «Вывод из оборота» с указанием причины «Утрата». Документ «Списание» не подходит, так как он предназначен для случаев, когда товар остаётся, а выводится только код маркировки (например, при повреждении этикетки с последующей перемаркировкой).

В какой срок нужно подать сведения об утере в Честный ЗНАК?

Участник оборота обязан подать сведения о выводе из оборота в ГИС МТ в течение 3 рабочих дней со дня составления первичного учётного документа, подтверждающего утрату товара (акт инвентаризации, акт списания и т.д.).

Какой штраф грозит за несвоевременное списание утерянного товара?

За нарушение сроков подачи сведений в ГИС МТ по статье 15.12.1 КоАП РФ предусмотрено предупреждение или штраф: для должностных лиц - от 1 000 до 10 000 рублей, для юридических лиц - от 50 000 до 100 000 рублей.

Как найти код маркировки товара, если этикетка утеряна вместе с товаром?

Код маркировки можно найти несколькими способами: в личном кабинете Честного ЗНАКа (раздел «Коды маркировки», фильтр по статусу «В обороте»), в учётной системе (1С, МойСклад и аналогичные), а также во входящих УПД от поставщика, где перечислены все коды маркировки поставленного товара.

Что делать, если утеряна этикетка, но сам товар на месте?

Если товар на месте, но этикетка с кодом Data Matrix повреждена или утеряна - нужна перемаркировка, а не вывод из оборота. Создайте документ «Перемаркировка» в личном кабинете, закажите новый код через СУЗ, напечатайте и нанесите новую этикетку.

Нужно ли платить за новые коды маркировки при перемаркировке после утери этикетки?

Да, новый код маркировки оплачивается в стандартном порядке - 50 копеек без НДС (60 копеек с НДС) за один код. Старый код при перемаркировке автоматически получает статус «Списан», оплата за него не возвращается.

Можно ли отменить вывод из оборота, если товар нашёлся?

После успешной обработки документа вывода из оборота код маркировки получает статус «Выбыл». Отменить эту операцию нельзя - возврат кода в оборот невозможен. Если товар нашёлся после вывода, потребуется заказать новые коды маркировки, нанести их на товар и заново ввести в оборот.