Прослеживаемость товаров в 2025: как не путать с маркировкой и правильно оформлять документы

С июля 2021 года российский бизнес столкнулся с новой обязанностью — прослеживаемостью товаров. Спустя почти четыре года путаница остается: предприниматели не понимают, чем это отличается от уже знакомой маркировки, забывают указывать РНПТ в накладных или вовсе не знают, что их товар попадает под контроль. При этом штрафы за ошибки вполне реальные, а налоговая получает данные автоматически через электронные каналы.

Разберемся системно: что такое прослеживаемость товаров в 2025 году, какие товары туда входят, как правильно заполнять документы и избежать санкций.

Что контролирует государство через прослеживаемость

Прослеживаемость — это система налогового контроля импортных товаров из стран ЕАЭС и третьих государств. Государство отслеживает перемещение конкретных категорий продукции от момента ввоза в Россию до конечного покупателя.

Основная цель — фискальная. ФНС проверяет, все ли импортные товары задекларированы при ввозе, уплачены ли таможенные платежи, корректно ли начислены налоги при перепродаже внутри страны. Система помогает выявлять «серый» импорт и нелегальные схемы минимизации налогов.

Механизм работает так: при ввозе товара таможня присваивает партии уникальный РНПТ — регистрационный номер партии товара. Это 31-значный код, который должен передаваться по всей цепочке поставок и указываться во всех первичных документах.

Каждый участник оборота обязан передавать в ФНС сведения о своих операциях с прослеживаемыми товарами: получении, отгрузке, остатках. Данные передаются автоматически через систему электронного документооборота при выставлении счетов-фактур, УПД, товарных накладных.

Главные различия: прослеживаемость не равно маркировка

Распространенная ошибка — считать прослеживаемость разновидностью маркировки. Это принципиально разные системы контроля, хотя обе регулируются государством и требуют передачи данных в информационные системы.

Важный момент: один и тот же товар может одновременно требовать и прослеживаемости, и маркировки. Например, импортная обувь подлежит обязательной маркировке кодами DataMatrix, а если она ввезена из-за границы и входит в перечень по кодам ТН ВЭД — еще и прослеживаемости. Это две независимые обязанности.

Актуальный перечень прослеживаемых товаров на 2025 год

Прослеживаемости подлежат не все импортные товары, а только определенные коды по ТН ВЭД ЕАЭС. Перечень утвержден Постановлением Правительства РФ № 2099 от 01.07.2021 (с последующими изменениями).

Основные товарные группы под прослеживаемостью

• Бытовая техника и электроника: холодильники, стиральные машины, пылесосы, кондиционеры, телевизоры, мониторы, принтеры, фотоаппараты
• Шины и покрышки: новые пневматические шины для легковых автомобилей, грузовиков, автобусов, сельхозтехники, мотоциклов
• Кресла и сиденья: офисные кресла, автомобильные сиденья, мебель для сидения с металлическими и деревянными каркасами
• Детские коляски и их части
• Некоторые виды мебели: кровати металлические, мебель деревянная для спален, столовых, гостиных
• Бумажная продукция: туалетная бумага, салфетки, бумажные полотенца, подгузники детские и для взрослых, женские гигиенические прокладки
• Шариковые ручки
• Электрические лампы и осветительное оборудование

Полный список включает несколько десятков кодов ТН ВЭД. Список может пересматриваться: правительство имеет право добавлять или исключать позиции в зависимости от задач налогового контроля.

Как узнать, подлежит ли ваш товар прослеживаемости

Проверка происходит в три шага:

1. Определите точный код ТН ВЭД товара (из таможенной декларации, контракта с поставщиком, УКД или ЕАД)
2. Сверьте код с актуальным перечнем из Постановления № 2099
3. Убедитесь, что товар импортный — прослеживаемость не распространяется на продукцию российского производства

Обратите внимание: код должен совпадать полностью, до 10 знаков. Если в перечне указан код 8516 60 — под прослеживаемость попадают все товары этой подгруппы. Если указан конкретный код 8516 60 200 0 — только эта детализированная позиция.

РНПТ: как формируется и где его взять

Регистрационный номер партии товара — ключевой элемент системы прослеживаемости. Без него невозможно корректно оформить документы и передать сведения в ФНС.

РНПТ присваивается автоматически в момент таможенного оформления. Формат номера — 31 символ, состоящий из нескольких блоков информации:

• Первые символы — код таможенного органа
• Дата регистрации декларации
• Порядковый номер декларации
• Номер товара в декларации
• Контрольные разряды

Пример РНПТ: 10702000/311221/0045678/001/12345678

Откуда получить РНПТ для документов

Если вы импортер — РНПТ указан в таможенной декларации (графа 44) или электронном таможенном документе. При оформлении товаров из стран ЕАЭС номер содержится в заявлении о ввозе товаров или сведениях о прибытии.

Если вы покупаете прослеживаемый товар у поставщика внутри России — РНПТ должен быть указан в документах поставщика: счете-фактуре, УПД, товарной накладной ТОРГ-12. Проверьте графу 11 счета-фактуры или соответствующие поля электронного документа.

Характерная проблема: поставщик не указал РНПТ или указал неправильно. В этом случае вы не сможете корректно передать сведения в налоговую. Выход — запросить у контрагента исправленные документы с правильным РНПТ до момента формирования отчетности.

Правила заполнения документов с прослеживаемыми товарами

РНПТ должен присутствовать во всех первичных документах, которыми оформляются операции с прослеживаемыми товарами. Это требование прямо установлено статьей 4.1 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Счет-фактура и УПД

В бумажном счете-фактуре РНПТ указывается в графе 11 «Регистрационный номер партии товара». Если в одном документе несколько товарных позиций с разными РНПТ — для каждой строки свой номер. Товары без прослеживаемости остаются с пустой графой 11.

В электронном формате счета-фактуры (XML) РНПТ передается в специальном теге. При использовании УПД (универсального передаточного документа) правила те же — графа 11 обязательна для заполнения.

Дополнительно в счете-фактуре указывается код единицы измерения товара (графа 2а) — обязательно по справочнику ОКЕИ, а не произвольно. Это нужно для автоматической обработки сведений налоговой системой.

Товарная накладная ТОРГ-12

Стандартная форма ТОРГ-12 не содержит отдельной графы для РНПТ. Приказом ФНС России от 08.07.2021 № ЕД-7-15/645@ рекомендовано дополнить форму графой «Регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости».

Можно добавить графу в табличную часть или вынести РНПТ в отдельный блок под таблицей с расшифровкой по позициям. Главное — чтобы было четко понятно, какой номер относится к какому товару.

Операции, не требующие передачи сведений

Не все действия с прослеживаемыми товарами порождают обязанность отчитываться. Сведения НЕ подаются при:

• Розничной продаже физическим лицам за наличный расчет (без выставления счета-фактуры)
• Внутреннем перемещении между своими подразделениями без смены собственника
• Возврате бракованного товара поставщику
• Передаче товара в безвозмездное пользование без перехода права собственности

Однако РНПТ все равно должен учитываться в системе складского учета для последующего контроля остатков.

Как передаются сведения в налоговую службу

Механизм передачи данных построен на электронном документообороте. Сведения о прослеживаемости не нужно направлять отдельными отчетами — они извлекаются налоговой автоматически из электронных счетов-фактур и УПД.

При выставлении счета-фактуры в электронном виде через оператора ЭДО (Контур, СБИС, Такском и др.) информация из графы 11 «РНПТ» автоматически попадает в информационную систему ФНС. Никаких дополнительных действий не требуется.

Сроки передачи привязаны к срокам выставления счетов-фактур — не позднее 5 календарных дней с момента отгрузки (передачи) товара. Соответственно, сведения о прослеживаемости поступают в налоговую в те же сроки.

Отдельная отчетность по прослеживаемости предусмотрена только для операций, по которым не выставляются счета-фактуры (например, при списании товара, уничтожении). Тогда нужно подавать отчет о движении прослеживаемых товаров по форме, утвержденной приказом ФНС России.

Требования к электронному документообороту

Ваша учетная система должна корректно обрабатывать поле РНПТ и передавать его в электронный документ в установленном формате. Большинство современных версий 1С, SAP, других ERP-систем уже содержат необходимый функционал.

Если вы работаете с устаревшей версией программы — потребуется обновление или доработка. Игнорирование этого требования приведет к тому, что счета-фактуры будут формироваться без РНПТ, а это — нарушение с последствиями в виде штрафов.

Ответственность и размеры штрафов за нарушения

За непередачу или несвоевременную передачу сведений о прослеживаемых товарах установлена административная ответственность по статье 15.12 КоАП РФ (в редакции закона № 94-ФЗ от 02.07.2021).

Штрафы для юридических лиц и ИП

• За непередачу сведений или передачу недостоверных данных: для организаций — от 50 000 до 100 000 рублей; для должностных лиц (директор, главбух) — от 5 000 до 10 000 рублей
• За повторное аналогичное нарушение в течение года: для организаций — от 100 000 до 300 000 рублей; для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей

Штраф применяется за каждый документ с нарушением. Если за квартал вы отгрузили 50 партий прослеживаемого товара и ни в одном счете-фактуре не указали РНПТ — теоретически могут оштрафовать за каждый случай. На практике налоговая часто ограничивается предупреждением при первичном выявлении, но рассчитывать на снисхождение не стоит.

Налоговые риски при отсутствии РНПТ

Помимо прямых штрафов, есть косвенные риски. Счет-фактура без РНПТ (если товар подлежит прослеживаемости) может быть признан оформленным с нарушением. Это основание для отказа покупателю в вычете НДС.

Судебная практика по этому вопросу еще формируется. Налоговая служба в письмах указывает: отсутствие РНПТ — безусловное нарушение обязательных реквизитов счета-фактуры. Однако суды могут учитывать фактическую уплату налога поставщиком и реальность операции.

Для поставщика риск другой: массовые ошибки в документах привлекут внимание к компании, станут поводом для выездной проверки или требования пояснений по НДС.

Как настроить учет прослеживаемости в компании

Внедрение прослеживаемости требует организационных и технических мер. Процесс можно разбить на несколько последовательных шагов.

Шаг 1: аудит номенклатуры

Проведите инвентаризацию закупаемых товаров и выделите позиции, подпадающие под прослеживаемость. Сверьте коды ТН ВЭД с перечнем из Постановления № 2099. Отметьте эти товары специальным признаком в учетной системе.

Шаг 2: настройка программного обеспечения

Убедитесь, что ваша конфигурация 1С (или другой учетной программы) обновлена до версии, поддерживающей прослеживаемость. В базе данных должны быть поля для хранения РНПТ, механизмы передачи номера в счета-фактуры и УПД.

Проверьте интеграцию с оператором ЭДО — корректно ли передается тег РНПТ в электронном формате XML. Многие операторы обновили форматы еще в 2021 году, но убедиться не помешает.

Шаг 3: регламент работы с документами

Разработайте внутреннюю инструкцию для сотрудников отдела закупок, склада, бухгалтерии. Пропишите:

• Кто и когда вносит РНПТ в систему при поступлении товара
• Как контролировать наличие РНПТ в документах от поставщиков
• Что делать при обнаружении ошибки или отсутствия номера
• Порядок формирования отчетности по прослеживаемости

Шаг 4: взаимодействие с поставщиками

Уведомите контрагентов, что вы работаете с прослеживаемыми товарами и требуете обязательного указания РНПТ в документах. Включите это условие в договоры поставки или дополнительные соглашения.

Установите процедуру приемки: не подписывайте УПД и накладные без РНПТ, если товар подпадает под прослеживаемость. Выявление ошибки на этапе приемки проще исправить, чем потом запрашивать корректировочные документы.

Как Mark Guru помогает с прослеживаемостью

Система Mark Guru предлагает комплексное решение для автоматизации работы с маркировкой и прослеживаемостью. Платформа интегрируется с популярными учетными системами (1С, МойСклад и др.) и операторами ЭДО.

Возможности сервиса включают:

• Автоматическую передачу данных о прослеживаемых товарах в ФНС через электронный документооборот
• Контроль корректности заполнения РНПТ в первичных документах
• Формирование отчетности по прослеживаемости в установленных форматах
• Синхронизацию данных маркировки и прослеживаемости в одном интерфейсе
• Консультационную поддержку по настройке бизнес-процессов

Тарифные планы адаптированы под разные масштабы бизнеса — от небольших интернет-магазинов до крупных дистрибьюторов с десятками тысяч SKU. Подробности доступны на сайте mark-guru.ru в разделе тарифов.

Типичные ошибки при работе с прослеживаемостью

Практика показывает повторяющиеся проблемы, с которыми сталкиваются компании при внедрении прослеживаемости.

Ошибка 1: путают РНПТ и код маркировки

РНПТ — это не код DataMatrix из системы «Честный ЗНАК». Это разные идентификаторы для разных систем. Нельзя вместо РНПТ указывать код маркировки из ГИС МТ и наоборот. Проверяйте формат: РНПТ всегда 31 символ в специальной структуре.

Ошибка 2: не проверяют РНПТ при приемке товара

Вы получили товар от поставщика, подписали документы, а через неделю обнаружили отсутствие РНПТ в накладной. Теперь нужно связываться с контрагентом, просить исправленные документы, вносить изменения в учет. Гораздо проще проверять комплектность реквизитов на этапе приемки.

Ошибка 3: применяют прослеживаемость к российским товарам

Прослеживаемость — только для импорта. Если вы закупаете холодильники у российского производителя, РНПТ не нужен, даже если код ТН ВЭД есть в перечне. Требование возникает лишь при пересечении товаром таможенной границы.

Ошибка 4: не обновили учетную систему

Старые конфигурации 1С не поддерживают автоматическую работу с РНПТ. Сотрудники пытаются вручную дописывать номера в примечания или произвольные поля — это не работает. Электронный документ формируется без нужного тега, сведения в налоговую не передаются.

Ошибка 5: забывают про остатки товара

Компания закупила партию прослеживаемого товара до июля 2021 года (когда система еще не действовала). Товар лежал на складе, начали продавать в 2022-м. РНПТ у этой партии нет — ввоз был до начала прослеживаемости. Такие остатки освобождены от требований, но нужно подтвердить дату ввоза документально при проверке.

Перспективы развития системы прослеживаемости

Прослеживаемость внедрена относительно недавно, система продолжает дорабатываться. В 2025 году ожидаются следующие изменения.

Расширение перечня товаров. Правительство периодически пересматривает список кодов ТН ВЭД. В зону контроля могут попасть новые товарные группы с высокой долей импорта и налоговыми рисками: электроника, автокомпоненты, текстиль.

Интеграция с маркировкой. Обсуждается возможность объединения систем прослеживаемости и маркировки в единую информационную платформу. Это упростит работу бизнеса, избавив от необходимости параллельно работать с разными контролирующими системами.

Ужесточение контроля. ФНС накапливает данные о прослеживаемых товарах, совершенствует аналитические алгоритмы. Вероятность выявления нарушений растет, проверки становятся более точечными и обоснованными.

Автоматизация процессов. Операторы ЭДО и разработчики учетных систем активно улучшают функционал. Процесс работы с РНПТ становится все более автоматизированным, снижается доля ручного труда и ошибок.

Частые вопросы о прослеживаемости товаров

Нужна ли прослеживаемость для товаров из Беларусии и Казахстана?

Да, прослеживаемость распространяется на импорт из всех стран ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия). При ввозе товара оформляется заявление о ввозе, в котором присваивается РНПТ. Правила такие же, как для импорта из третьих стран.

Что делать, если поставщик не указал РНПТ в документах?

Запросите у поставщика исправленные документы с корректным РНПТ. Если товар уже оприходован, а поставщик отказывается переделывать документы — вы не сможете корректно передать сведения в налоговую. Это создает риск штрафов для вас. В крайнем случае можно попытаться самостоятельно установить РНПТ из таможенных документов поставщика (если он их предоставит).

Можно ли работать с прослеживаемыми товарами на бумажном документообороте?

Формально можно — РНПТ указывается в бумажных счетах-фактурах и накладных. Но передача сведений в ФНС происходит только через электронные каналы. Если вы не используете ЭДО, придется подавать отдельные отчеты о движении прослеживаемых товаров — это менее удобно и требует дополнительных трудозатрат. Большинство компаний переходят на электронный документооборот.

Нужен ли РНПТ при продаже товара физическому лицу в розницу?

При розничной продаже за наличный расчет или по карте счет-фактура не выставляется, поэтому передавать РНПТ в документах покупателю не требуется. Однако в вашем внутреннем учете РНПТ должен быть отражен для корректного списания товара и учета остатков.

Как быть с товарами, ввезенными до июля 2021 года?

Остатки товаров, ввезенных до начала действия прослеживаемости (до 02.07.2021), не подлежат требованиям системы. У таких товаров нет РНПТ, и указывать его не нужно. При проверке налоговая может запросить подтверждение даты ввоза — предоставьте таможенные декларации или товарные накладные с датами до июля 2021.

Кто отвечает за ошибки в РНПТ — покупатель или продавец?

Каждый участник цепочки отвечает за корректность данных в своих документах. Если поставщик указал неправильный РНПТ, ответственность за это нарушение лежит на нем. Но если вы, зная об ошибке, передали неверные сведения дальше — ответственность возникает и у вас. Поэтому важно сверять РНПТ с первичными документами (таможенной декларацией импортера) при первой возможности.

Облагается ли чем-то сама прослеживаемость?

Прослеживаемость — это обязанность по передаче информации, а не налог или сбор. Государство не взимает плату за присвоение РНПТ или обработку данных. Однако у бизнеса возникают косвенные расходы: на обновление программного обеспечения, обучение персонала, услуги операторов ЭДО.

Можно ли объединять товары с разными РНПТ в одном документе?

Да, один счет-фактура или УПД может содержать несколько товарных позиций с разными РНПТ. Для каждой строки указывается свой регистрационный номер партии. Товары без прослеживаемости (российские или не входящие в перечень) присутствуют в том же документе с пустой графой 11.

Что будет, если не передавать сведения вообще?

Налоговая служба получает данные о ввозе товаров от таможни автоматически. Если товар прослеживаемый, а сведения о его дальнейшем движении не поступают — это индикатор нарушений. ФНС направит требование о предоставлении пояснений. При отсутствии реакции — штраф по статье 15.12 КоАП и возможная выездная проверка. В перспективе — доначисление налогов, если обнаружатся признаки сокрытия выручки.

Как прослеживаемость влияет на экспорт товаров?

При вывозе прослеживаемых товаров за пределы России (экспорт) также нужно передавать сведения с указанием РНПТ. Это позволяет налоговой отследить полный цикл товара: ввоз-хранение-вывоз. При экспорте РНПТ указывается в счете-фактуре на экспорт (если применяется нулевая ставка НДС) и в других документах по требованию.

Можно ли переупаковывать прослеживаемый товар?

Переупаковка, фасовка, разделение партии на меньшие — не запрещены. Но РНПТ должен сохраняться для всех получившихся единиц товара. Если вы купили партию из 1000 штук холодильников с одним РНПТ, а потом продаете их по 10 штук разным покупателям — каждому нужно указать тот же самый исходный РНПТ. Номер партии не дробится и не меняется при переупаковке.

Есть ли льготы для малого бизнеса?

Прослеживаемость обязательна для всех субъектов, работающих с импортными товарами из перечня, независимо от размера бизнеса и системы налогообложения. Микропредприятия, ИП на УСН или патенте обязаны соблюдать требования наравне с крупными компаниями. Льгот и исключений по размеру выручки или численности персонала не предусмотрено.

Главное правило: прослеживаемость — это про точность данных, а не про бюрократию

Прослеживаемость товаров — не временная инициатива, а постоянный элемент налогового контроля. Система будет развиваться, охват расширяться, требования — ужесточаться. Воспринимать это как очередную «бумажную» обязанность — ошибка.

Суть в другом: государство строит цифровую модель товарных потоков. Каждая партия импорта становится прозрачной от границы до конечного потребителя. Это меняет правила игры для добросовестного и недобросовестного бизнеса.

Для тех, кто легально ввозит товары и платит налоги, прослеживаемость — просто дополнительный реквизит в документах. Настроили учетную систему один раз, обучили сотрудников — процесс идет автоматически.

Для тех, кто пытается уйти от налогов через «серые» схемы, прослеживаемость создает серьезные препятствия. Несоответствие данных таможни и внутреннего оборота мгновенно видно в системе ФНС.

Практический совет: не откладывайте настройку прослеживаемости. Если вы работаете с импортом — проверьте сейчас, корректно ли указываются РНПТ в ваших документах. Запросите выгрузку из учетной системы, сверьте с перечнем товаров. Проведите тестовую отправку электронного документа через оператора ЭДО и убедитесь, что тег РНПТ передается правильно.

Если возникают сложности с настройкой учетных систем, интеграцией с ЭДО или пониманием требований законодательства — используйте специализированные сервисы. Mark Guru предлагает комплексную поддержку по маркировке и прослеживаемости: от технической интеграции до консультаций по спорным ситуациям.

Прослеживаемость и маркировка — две системы, которые часто путают, но которые фундаментально различаются по целям и механизмам. Понимание этих различий, корректная настройка бизнес-процессов и своевременная передача данных — залог отсутствия претензий со стороны налоговой и уверенности в легальности вашей деятельности.