Прослеживаемость товаров и маркировка: в чём разница и когда что применяется

Распространённая ситуация: компания ввозит из Китая партию мониторов и одновременно закупает одежду у российского поставщика. Мониторы подпадают под систему прослеживаемости (нужен РНПТ, отчёты в ФНС, электронные счета-фактуры). Одежда подлежит маркировке (коды Data Matrix, регистрация в «Честном ЗНАКе», обмен УПД через ЭДО). Два товара - два разных набора требований. Бухгалтер, который не различает эти системы, рискует получить проблемы сразу по обоим направлениям.

Обе системы преследуют общую цель - борьба с нелегальным оборотом товаров на российском рынке. Но решают они эту задачу принципиально по-разному, и вот почему.

Маркировка (система «Честный ЗНАК», оператор - ЦРПТ) контролирует каждую единицу товара. На каждую пару обуви, каждую футболку, каждую пачку сигарет наносится уникальный код Data Matrix. По этому коду можно проследить путь конкретного изделия от производства или импорта до кассы, где его купит конечный потребитель. Главная задача - борьба с контрафактом.

Прослеживаемость (Национальная система прослеживаемости товаров - НСПТ, оператор - ФНС России) контролирует документооборот по партиям импортных товаров. Физически на товар ничего не наносится. Каждой партии при ввозе присваивается регистрационный номер (РНПТ), и дальше налоговая отслеживает движение этой партии по цепочке контрагентов через счета-фактуры и УПД. Главная задача - администрирование НДС и борьба с «серым» импортом.

Ключевое отличие проще всего запомнить так: маркировка - код на товаре, прослеживаемость - код в документе. При маркировке вам нужен принтер этикеток и сканер. При прослеживаемости достаточно правильно оформить электронные документы. Но обе системы требуют электронного документооборота.

Не знаете, под какую систему попадает ваш товар? Разберёмся бесплатно

При маркировке на каждую единицу продукции наносится двухмерный штрих-код формата Data Matrix. Внутри - идентификатор товара и криптохвост (цифровая подпись, исключающая подделку). Производитель или импортёр заказывает коды в системе «Честный ЗНАК», печатает этикетки и наклеивает на товар. При каждой смене владельца коды фиксируются в электронном УПД. При розничной продаже кассир сканирует код - товар выводится из оборота.

Для этого нужно оборудование: принтер этикеток для печати кодов и 2D-сканер для считывания. Это дополнительные расходы, особенно для малого бизнеса.

При прослеживаемости никаких физических меток на товар не наносится. Каждой ввозимой партии присваивается РНПТ - регистрационный номер партии товара. Этот номер «живёт» в документах: счетах-фактурах, УПД, декларациях по НДС, книгах покупок и продаж.

Порядок получения РНПТ зависит от страны ввоза:

• Из стран ЕАЭС (Казахстан, Беларусь, Армения, Кыргызстан): импортёр подаёт в ФНС уведомление о ввозе (КНД 1169008) в течение 5 рабочих дней с даты принятия товара на учёт. ФНС присваивает РНПТ и отправляет квитанцию в течение 1 календарного дня
• Из других стран (включая Китай, Турцию и т.д.): импортёр формирует РНПТ самостоятельно на основании регистрационного номера таможенной декларации и порядкового номера товара в ней

Далее РНПТ указывается в графе 11 счёта-фактуры или соответствующем поле УПД при каждой операции с товаром. Покупатель получает документ с РНПТ, проверяет его и передаёт дальше по цепочке.

Настроим ЭДО и маркировку полностью - вы работаете, мы оформляем

Перечни товаров для двух систем не пересекаются. Один и тот же товар не может одновременно подлежать и маркировке, и прослеживаемости. Проверяют принадлежность товара к системе по кодам ТН ВЭД ЕАЭС и ОКПД 2.

Перечень определён Распоряжением Правительства РФ от 28.04.2018 № 792-р (с последующими изменениями). В 2026 году маркировке подлежат:

• Табачная продукция
• Обувь
• Одежда и лёгкая промышленность
• Постельное бельё
• Духи и парфюмерия
• Шины и покрышки
• Фотоаппараты
• Молочная продукция
• Упакованная вода
• Пиво и слабоалкогольные напитки
• БАДы
• Антисептики
• Медицинские изделия
• Велосипеды
• Кресла-коляски
• Моторные масла
• Игрушки
• Косметика и бытовая химия
• Строительные материалы
• СИЗ и спецодежда (с 01.03.2026)

Перечень расширяется: в 2026 году добавлены кондитерские изделия и стройматериалы. Правительство выпускает отдельное постановление по каждой группе с датами и этапами.

Перечень утверждён Постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110 (с изменениями от 04.03.2023 № 345). В 2026 году прослеживаемости подлежат восемь товарных групп:

• Холодильное и морозильное оборудование, тепловые насосы (код 8418, кроме некоторых белорусских позиций)
• Автопогрузчики, тележки с подъёмным механизмом (код 8427)
• Бульдозеры, грейдеры, экскаваторы, дорожные катки (код 8429, 8430)
• Стиральные машины бытовые (код 8450)
• Мониторы и проекторы (код 8528) - не ноутбуки, не планшеты
• Промышленный транспорт, тракторы для платформ (код 8709)
• Детские коляски (код 8715)
• Детские автокресла (код 9401)

Важный нюанс: прослеживаемости подлежат только импортные товары из этих категорий. Если стиральная машина произведена в России - она не попадает в НСПТ. Если ввезена из Китая - попадает.

С 1 сентября 2026 года заработает обновлённый перечень прослеживаемых товаров на уровне ЕАЭС (Решение Совета ЕЭК от 26.01.2026 № 5), и механизм прослеживаемости товаров на таможенной территории ЕАЭС начнёт функционировать на постоянной основе.

И маркировка, и прослеживаемость требуют электронного документооборота. Без ЭДО работать с этими товарами нельзя. Но цели и механизмы электронного обмена различаются.

Интересная деталь: формат электронного УПД 5.03 поддерживает одновременно и маркированные, и прослеживаемые товары в одном документе. Для маркированных товаров используется обозначение «№ 2» в соответствующем поле, для прослеживаемых - «№ 1». То есть если у вас в одной поставке есть и те, и другие - всё оформляется в одном УПД.

ЭДО, УПД, коды маркировки - настроим всё за 3 дня

Маркировка: данные о движении товара передаются автоматически. Продавец отправляет УПД через ЭДО → оператор передаёт сведения в «Честный ЗНАК» → покупатель подписывает → коды переходят на баланс. При продаже в розницу кассир сканирует код - и «Честный ЗНАК» фиксирует вывод из оборота. Отдельных отчётов бухгалтер не сдаёт.

Прослеживаемость: бухгалтеру приходится работать значительно больше. Помимо указания РНПТ в счетах-фактурах и УПД, нужно:

• Плательщики НДС - включают сведения о прослеживаемых товарах в обновлённую декларацию по НДС (ежеквартально)
• Неплательщики НДС - сдают отдельный отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами (КНД 1169010) ежеквартально, до 25-го числа месяца после отчётного квартала
• При ввозе из ЕАЭС - уведомление о ввозе (КНД 1169008)
• По остаткам - уведомление об остатках (КНД 1169011)
• При экспорте в ЕАЭС - уведомление о перемещении (КНД 1169009)

Практика показывает: с маркировкой малый бизнес часто справляется самостоятельно. С прослеживаемостью без грамотного бухгалтера или подрядчика - сложно.

Штрафы за нарушения маркировки действуют давно и они ощутимы:

• Производство без маркировки: от 50 000 до 100 000 ₽ для юрлиц
• Продажа без маркировки: от 50 000 до 300 000 ₽ для юрлиц с конфискацией товара
• Нарушение сроков передачи данных в «Честный ЗНАК»: от 50 000 до 100 000 ₽
• При стоимости партии свыше 1,5 млн руб. - уголовная ответственность до 3 лет лишения свободы

С 1 марта 2026 года также начали действовать штрафы за просроченные маркированные товары (пока для БАДов, пива и слабоалкогольных напитков). С 1 июля 2026 года - для всех остальных маркируемых категорий.

Долгое время за нарушения правил прослеживаемости не было прямых штрафов - их введение откладывали трижды (с 2022, с 2024, наконец с 2026 года). Теперь административная ответственность заработала:

• Непредставление или несвоевременная сдача отчёта об операциях: 500 ₽ для ИП, 1 000 ₽ для юрлиц - за каждый документ
• Нарушение способа выставления счетов-фактур (бумажный вместо электронного): аналогичные суммы
• Нарушение сроков передачи документов в ФНС: до 50 000 ₽, повторно - до 100 000–150 000 ₽

Суммы пока скромнее, чем за маркировку. Но при большом объёме операций (представьте: 200 документов в квартал × 1 000 ₽ за каждый) - набегает. К тому же ФНС получила право при камеральной проверке требовать документы и даже осматривать территории участников НСПТ.

Важно: если вы исправите документы до того, как инспекция их истребует, - штрафа не будет.

Штрафы растут. Подключите маркировку правильно - с первого раза

Такая ситуация встречается у импортёров и оптовиков. К примеру, компания ввозит из Китая мониторы (прослеживаемость) и одновременно обувь (маркировка). Вот что нужно помнить:

По мониторам: сформировать РНПТ на основании таможенной декларации, указывать его во всех документах, сдавать ежеквартальные отчёты в ФНС, обмениваться электронными счетами-фактурами / УПД.

По обуви: зарегистрироваться в «Честном ЗНАКе», заказать коды маркировки, нанести на товар, подключить ЭДО, обмениваться УПД с кодами Data Matrix, при продаже в розницу - сканировать на кассе.

В формате УПД 5.03 оба типа товаров можно включить в один документ. Для прослеживаемых используется идентификатор «№ 1», для маркированных - «№ 2». Но учёт и отчётность ведутся отдельно по каждой системе.

Есть три надёжных способа:

1. Сервис ФНС по прослеживаемости - на сайте nalog.gov.ru есть бесплатный сервис проверки по коду ТН ВЭД ЕАЭС или ОКПД 2. Вводите код - получаете ответ, подлежит ли товар прослеживаемости.

2. Сервис «Честного ЗНАКа» - опция «Проверка товара на обязательность маркировки» на сайте честныйзнак.рф. Проверка по кодам ТН ВЭД и ОКПД 2.

3. Определение кода ТН ВЭД - если вы не знаете код своего товара, воспользуйтесь справочником ТН ВЭД ЕАЭС или нашим поиском по ТН ВЭД на сайте MarkGuru.

Если ваш товар подлежит маркировке - мы берём на себя весь процесс: от регистрации в «Честном ЗНАКе» до настройки ЭДО и формирования УПД. Личный менеджер, неограниченное количество кодов, описание товаров в каталоге, шаблоны этикеток. Работаем со всеми товарными группами: одежда, обувь, бельё и другие категории лёгкой промышленности.

Нет. Перечни товаров для маркировки и прослеживаемости не пересекаются. Если товар есть в списке маркируемых - он не может быть в списке прослеживаемых, и наоборот. Проверить принадлежность можно по коду ТН ВЭД ЕАЭС.

Нет. При прослеживаемости никакие физические метки на товар не наносятся. Контроль ведётся исключительно по документам с помощью РНПТ. Дополнительного оборудования (принтеры, сканеры) не требуется.

Нет. Система прослеживаемости распространяется только на импортные товары. Продукция, произведённая на территории Российской Федерации, под прослеживаемость не подпадает. Маркировке же подлежат и импортные, и отечественные товары из утверждённого перечня.

РНПТ - регистрационный номер партии товара. При ввозе из стран ЕАЭС его присваивает ФНС в ответ на уведомление о ввозе. При ввозе из других стран импортёр формирует РНПТ самостоятельно по номеру таможенной декларации. Если товар был на остатках до 08.07.2021 - подаётся уведомление об остатках.

Да. Все операции с прослеживаемыми товарами оформляются электронными документами: счетами-фактурами или УПД с РНПТ. Бумажные документы для таких операций не допускаются. Это требование распространяется на участников оборота на любой системе налогообложения.

С 2026 года введена административная ответственность: 500 ₽ для ИП и 1 000 ₽ для юрлиц за каждый непредставленный документ с реквизитами прослеживаемости. За нарушение сроков передачи документов в ФНС - до 50 000 ₽, при повторном нарушении - до 100 000–150 000 ₽. Если исправить документы до истребования налоговой - штрафа не будет.

За систему маркировки «Честный ЗНАК» отвечает ЦРПТ (Центр развития перспективных технологий). За систему прослеживаемости - ФНС России. Это разные операторы с разными правилами и разной отчётностью.

Нет. На кассе сканируется только код маркировки (Data Matrix). Прослеживаемые товары не имеют физического кода - их вывод из оборота фиксируется по документам, а не через кассу. При продаже физическому лицу прослеживаемость прекращается автоматически.

Нет. Под прослеживаемость попадают мониторы и проекторы (код 8528), но не ноутбуки, моноблоки и планшеты (код 8471). Это частая путаница.

РНПТ указывается в графе 11 счёта-фактуры (ранее называлась «Регистрационный номер таможенной декларации», теперь - «Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости»). Дополнительно заполняются стоимость прослеживаемого товара и количество.

С 1 сентября 2026 года механизм прослеживаемости товаров на территории ЕАЭС начнёт функционировать на постоянной основе (ранее был пилотный проект). Также вступит в силу новый перечень прослеживаемых товаров, утверждённый Решением Совета ЕЭК от 26.01.2026 № 5.

MarkGuru специализируется на маркировке товаров в системе «Честный ЗНАК» - от регистрации до формирования УПД. Мы настроим ЭДО, который также покроет требования к прослеживаемым товарам. По вопросам прослеживаемости проконсультируем и подскажем, к какому специалисту обратиться.

Маркировка и прослеживаемость - параллельные, но совершенно разные системы. Маркировка ставит код на каждый экземпляр товара (Data Matrix), оператор - ЦРПТ. Прослеживаемость отслеживает партию импорта по документам (РНПТ), оператор - ФНС. Товар попадает либо в одну систему, либо в другую - но не в обе сразу. ЭДО обязателен для обеих систем. С 2026 года штрафы действуют за нарушения в обоих направлениях. Если вы работаете с маркируемыми товарами - начните с проверки кода ТН ВЭД и убедитесь, что ваш бизнес соответствует всем требованиям. А если нужна помощь - мы всегда рядом.

Маркировка под ключ за 3 дня - от регистрации до первого кода