Как запустить маркировку товаров с нуля: полное руководство для ИП и ООО в 2025 году

Маркировка для начинающих ИП и ООО, сейчас расскажем подробно:
Запускаете бизнес или уже работаете с товарами? Столкнулись с требованием о маркировке, но не знаете, с чего начать? Ситуация знакомая: предприниматель получает уведомление от маркетплейса или поставщика о необходимости маркировки, а в голове — десятки вопросов. Система кажется сложной, документов много, непонятно, во что выльется по деньгам и времени. Разберем по шагам, как начать работать с маркировкой без лишних нервов.

Почему нельзя игнорировать маркировку

В 2025 году маркировка перестала быть чем-то факультативным. Она затрагивает все больше товарных категорий, и каждый месяц перечень расширяется.

С марта добавились медицинские перчатки, новые категории легпрома — белье, купальники, носки. С мая начинается маркировка бакалеи, парфюмерии, бытовой химии. Сентябрь принесет обязательную маркировку моторных масел. Перечень постоянно обновляется, и то, что сегодня кажется необязательным, завтра может стать обязательным требованием.

Торговать немаркированными товарами, которые должны иметь код, чревато серьезными последствиями. Штрафы начинаются от 5 000 рублей для ИП и от 50 000 для организаций. В крупном размере наказание доходит до конфискации товара и временного запрета деятельности.

Практика показывает: большинство нарушений происходит не из-за злого умысла, а из-за незнания или откладывания внедрения маркировки. Предприниматель думает «разберусь потом», а потом приходит проверка или товар просто не принимают на складе маркетплейса.

Кому точно нужна маркировка прямо сейчас

Маркировать обязаны все участники оборота товаров: от производителя до розничного продавца. Организационно-правовая форма не имеет значения — требования одинаковы для ИП и ООО.

Если вы производите товар в России, то наносите коды маркировки после изготовления. Импортируете из-за рубежа — маркируете при ввозе или заказываете уже промаркированный товар. Работаете оптом — принимаете товар с кодами и передаете дальше с фиксацией в системе. Продаете в розницу — сканируете коды при продаже через кассу.

Исключения есть, но их немного. Не маркируют товар те, кто купил его для собственных нужд предприятия, а не для перепродажи. Посредники, которые только перевозят или упаковывают товар, тоже освобождены от маркировки. Конечный покупатель — физлицо — естественно, ничего маркировать не должен.

Отдельный момент — самозанятые. Здесь ситуация неоднозначная: если вы шьете вещи под индивидуальный заказ поштучно, маркировка не требуется. Но если торгуете типовыми изделиями, которые подлежат маркировке, то работать как самозанятый с такими товарами нельзя — нужно регистрироваться как ИП без статуса самозанятого.

Что маркируем в 2025: актуальный список

Более 20 товарных групп уже находятся под обязательной маркировкой. Среди них давно привычные категории вроде обуви, одежды, табака, алкоголя. И относительно новые — икра, велосипеды, антисептики, корма для животных.

Первого марта 2025 стартовала третья волна легпрома. Под маркировку попали категории, которые раньше не трогали: нижнее белье всех видов, купальники, чулочно-носочные изделия, головные уборы, галстуки, перчатки. Сюда же относятся детские вещи и игрушки, печатная продукция.

График на год расписан четко. Май — бакалея, косметика, бытовая химия. Сентябрь — моторные масла. Октябрь добавляет в список растительные масла, технические средства реабилитации, консервы. Каждая группа входит в систему поэтапно: сначала эксперимент, потом обязательная маркировка производства, затем — маркировка остатков, и финальный этап — запрет продажи немаркированного товара.

Проверить, подпадает ли конкретный товар под маркировку, можно по коду ТН ВЭД на сайте Честного знака. Там же публикуются актуальные изменения и разъяснения по спорным позициям.

Первые шаги: регистрация и документы

Начинается все с регистрации в системе «Честный знак». Без этого работать с маркированными товарами невозможно — система просто не даст заказать коды маркировки или передать сведения о товаре.

Первое, что понадобится — усиленная квалифицированная электронная подпись на руководителя или ИП. Получить ее можно в удостоверяющих центрах, процесс занимает от нескольких часов до пары дней. Стоимость — примерно 1500-3000 рублей в год. Подпись нужна будет постоянно: для входа в систему, подписания документов, заказа кодов.

Дальше регистрируетесь на сайте честныйзнак.рф. Указываете данные компании или ИП, загружаете учредительные документы, подтверждаете правоспособность. Система проверяет данные, это может занять от нескольких часов до трех рабочих дней.

После регистрации в личном кабинете нужно внести информацию о товарах в национальный каталог. Это база данных, где хранятся все характеристики продукции: наименование, производитель, GTIN, страна происхождения. Заполнение карточек товара — важный этап. Ошибки здесь приведут к тому, что коды маркировки не подойдут или система не примет документы.

Обязательный момент — подключение к системе электронного документооборота. С марта 2025 для большинства товарных категорий введен объемно-сортовой учет, который требует передачи данных через ЭДО. Интеграция с вашей учетной системой или складской программой упростит работу в разы.

Техническая сторона: что купить и как настроить

Маркировка требует определенного оборудования. Минимальный набор зависит от того, на каком этапе цепочки вы находитесь.

Производителям и тем, кто маркирует остатки, понадобится принтер этикеток. Есть термопринтеры попроще за 15-20 тысяч рублей, есть термотрансферные подороже — от 30 тысяч. Термотрансферные долговечнее: этикетка не выцветает со временем, что важно для товаров с длительным сроком годности.

Розничным продавцам обязательно нужна онлайн-касса, которая поддерживает тег 1162 — реквизит для кода маркировки. Старые кассы без этого функционала не подойдут. Плюс 2D-сканер для считывания кодов DataMatrix. Некоторые современные кассы уже имеют встроенный сканер, что экономит затраты.

Оптовикам нужны сканеры для приемки и отгрузки товара, чтобы фиксировать движение в системе. Можно использовать терминалы сбора данных, если объемы большие.

Программное обеспечение — отдельная статья расходов. Интеграторы предлагают готовые решения для работы с Честным знаком. Цены начинаются от 35 000 рублей за базовый функционал. Если у вас уже есть складская система или товароучетная программа, стоит проверить, поддерживает ли она работу с маркировкой. Многие популярные программы типа 1С уже имеют соответствующие модули.

Сами коды маркировки стоят 50 копеек за единицу товара (без НДС). Звучит немного, но для крупных партий сумма набегает ощутимая. Зато это разовая покупка на каждую единицу товара.

Практический запуск: от теории к делу

Когда все готово технически, начинается практическая работа. Алгоритм зависит от вашей роли в цепочке.

Производитель заказывает коды маркировки в личном кабинете Честного знака, указывая количество и характеристики товара. Система генерирует уникальные коды. Их нужно распечатать на этикетки и нанести на каждую единицу продукции. После этого товар вводится в оборот: данные о производстве передаются в систему. С этого момента товар числится в базе и его путь отслеживается.

Импортер действует похоже, но маркирует товар при ввозе. Есть вариант заказать уже промаркированную продукцию у зарубежного поставщика, но это работает не всегда — зависит от страны и контракта.

Оптовый продавец принимает товар от поставщика, сканирует коды, передает в систему приемочный документ через ЭДО. При отгрузке покупателю — аналогично: сканирует коды, формирует документ отгрузки, отправляет через систему. Покупатель подтверждает приемку.

Розница работает проще на первый взгляд, но требует внимания. При продаже товара кассир сканирует код маркировки вместе с обычным штрихкодом. Касса автоматически передает информацию о выводе товара из оборота в Честный знак. Покупатель получает чек, где указан код, и может проверить товар через приложение.

Характерный момент: если товар продается комплектом (например, белье), нужно маркировать каждую единицу в комплекте отдельно, если только это не монолитный набор, который нельзя разделить.

Особенности работы для продавцов на маркетплейсах

Маркетплейсы добавляют свои требования к маркировке. Вайлдберриз, Озон и другие площадки не принимают немаркированный товар, который должен быть промаркирован. Более того, они сами выступают участниками оборота и обязаны фиксировать движение товара в системе.

Поставка товара на маркетплейс оформляется через ЭДО. Селлер формирует универсальный передаточный документ с указанием кодов маркировки каждой единицы товара. Маркетплейс принимает поставку, сканирует коды при размещении на складе, подтверждает приемку в системе.

При продаже покупателю маркетплейс сканирует код на кассе, передает данные о выводе из оборота. Для селлера это означает, что нужно заранее подготовить товар: нанести коды, ввести в оборот, правильно оформить поставку.

Часто возникает вопрос с остатками. Если у вас на складе маркетплейса лежит товар, который попал под новую волну маркировки, площадка дает время на маркировку остатков. Сроки обычно указываются в постановлениях правительства — от нескольких месяцев до года. Но затягивать не стоит: чем раньше промаркируете, тем спокойнее будете спать.

Ошибки, которые дорого обходятся

Распространенная ситуация: предприниматель думает, что раз товар купил у поставщика с кодами, то все в порядке. Но забывает передать сведения о приемке в систему через ЭДО. Результат — товар числится у поставщика, а при попытке продать возникает конфликт данных. Система не даст вывести товар из оборота, касса выдаст ошибку.

Другая ошибка — неправильное заполнение карточки товара в национальном каталоге. Указали не тот GTIN или перепутали характеристики. Коды маркировки окажутся непригодными, придется заказывать новые, а это дополнительные расходы и потеря времени.

Некоторые пытаются сэкономить на оборудовании. Покупают самый дешевый сканер, который плохо считывает коды. На кассе начинается проблема: код не сканируется, приходится вбивать вручную, очереди растут, клиенты нервничают. Экономия в тысячу рублей оборачивается потерей покупателей.

Игнорирование сроков — еще один болезненный момент. Постановления четко указывают даты, когда нужно маркировать остатки, когда запрещается продажа немаркированного товара. Откладывание внедрения до последнего дня оставляет без запаса времени на исправление ошибок, если что-то пойдет не так.

Как получить поддержку и не переплатить

Разобраться с маркировкой самостоятельно реально, но это требует времени. Нужно изучить постановления, разобраться с личным кабинетом, настроить оборудование, интегрировать программы. На это может уйти несколько недель, а ошибки обойдутся дороже, чем помощь специалиста.

Профессиональные интеграторы берут на себя весь процесс: от регистрации до запуска. Удаленно подключают рабочее место, устанавливают необходимое ПО, настраивают интеграцию с вашими учетными системами. Обучают персонал работе с маркировкой.

В 2025 году действуют программы поддержки от государства. ИП могут получить компенсацию до 50% затрат на услуги по маркировке остатков. Производители компенсируют до половины расходов на оборудование. Это существенно снижает финансовую нагрузку на старте.

При выборе интегратора обращайте внимание на опыт работы именно с вашей товарной группой. Маркировка обуви отличается от маркировки косметики, специфика везде своя. Уточняйте, что входит в стоимость: только консультация или полное сопровождение. Проверяйте, готовы ли они помогать после запуска, когда возникнут вопросы в процессе работы.

Планирование бюджета: реальные цифры

Стартовые вложения в маркировку зависят от масштаба бизнеса и товарной группы. Разберем типичные сценарии.

Небольшой розничный магазин: онлайн-касса с поддержкой маркировки — 20-30 тысяч рублей, 2D-сканер — 8-15 тысяч, электронная подпись — 2-3 тысячи в год, подключение к ЭДО и настройка — 10-20 тысяч. Итого около 40-70 тысяч на старте плюс текущие расходы на ЭДО (обычно несколько тысяч в месяц в зависимости от объема документооборота).

Оптовая компания или интернет-магазин: к тому же набору добавляется более мощное ПО для интеграции с учетными системами — 30-50 тысяч, возможно несколько сканеров для складских операций — 15-30 тысяч. Общие вложения — 80-150 тысяч рублей.

Производитель или импортер: сюда добавляется принтер этикеток — 20-50 тысяч, расходные материалы (этикетки, риббоны) — несколько тысяч ежемесячно, более сложная интеграция с производственными системами — 50-100 тысяч. Плюс сами коды маркировки по 50 копеек за единицу. Для партии в 10 000 единиц это дополнительно 5 000 рублей.

Ежемесячные операционные расходы включают: оплату ЭДО (от 2 до 10 тысяч в зависимости от оборота), коды маркировки на новые партии товара, расходники для принтера, если маркируете сами. Для большинства малых и средних бизнесов это укладывается в 5-20 тысяч рублей в месяц.

Важный момент: эти затраты окупаются легальностью работы и отсутствием штрафов. Один штраф за торговлю немаркированным товаром может превысить все расходы на внедрение маркировки за год.

Что делать прямо сейчас: пошаговый план

Конкретные действия зависят от ситуации, но общая последовательность универсальна.

Шаг первый: определите, какие из ваших товаров подлежат маркировке. Проверьте коды ТН ВЭД на сайте Честного знака. Составьте список товарных позиций с указанием сроков введения обязательной маркировки.

Шаг второй: оцените техническую готовность. Проверьте, поддерживает ли ваша касса маркировку, есть ли сканеры, какое используете ПО. Составьте список того, что нужно докупить или обновить.

Шаг третий: закажите электронную подпись, если ее еще нет. Это займет несколько дней, так что не откладывайте.

Шаг четвертый: зарегистрируйтесь в системе Честный знак. Заполните данные о компании, загрузите документы. Дождитесь подтверждения регистрации.

Шаг пятый: внесите товары в национальный каталог. Это кропотливая работа, но важная. Лучше потратить время сейчас, чем потом переделывать.

Шаг шестой: подключитесь к системе ЭДО. Выберите оператора, с которым работают ваши контрагенты, чтобы обмен документами был беспроблемным.

Шаг седьмой: настройте интеграцию с вашими учетными системами. Если самостоятельно не получается — обратитесь к интегратору.

Шаг восьмой: проведите тестовую операцию. Закажите коды на небольшую партию, нанесите их, введите товар в оборот, попробуйте провести через кассу. Лучше отработать процесс на тестовой партии, чем столкнуться с проблемами на реальном товарообороте.

Шаг девятый: обучите персонал. Все, кто работает с товаром — от кладовщиков до кассиров — должны понимать, как работать с маркировкой. Проведите инструктаж, дайте письменные инструкции.

Шаг десятый: запустите полноценную работу. Переходите на маркированный товар, фиксируйте все операции в системе, контролируйте правильность передачи данных.

Частые вопросы и ответы

Можно ли продавать остатки немаркированного товара после введения обязательной маркировки?

Да, но только в переходный период, который указывается в постановлении правительства для каждой товарной группы. Обычно дается от 6 месяцев до года на реализацию остатков. После окончания этого срока продажа немаркированного товара запрещена и влечет штрафы. Лучше промаркировать остатки заранее — для этого предусмотрена отдельная процедура в системе Честный знак.

Сколько времени занимает полное внедрение маркировки?

Для небольшого бизнеса при правильной подготовке — около двух недель. Неделя уходит на получение электронной подписи и регистрацию в системе, еще неделя — на настройку оборудования и тестирование. Крупным компаниям с разветвленной структурой может потребоваться месяц-два на полную интеграцию всех процессов и обучение персонала.

Что делать, если касса не поддерживает маркировку?

Придется заменить на новую модель с поддержкой тега 1162. Обновить прошивку старой кассы до нужного функционала в большинстве случаев невозможно — это аппаратное ограничение. При выборе новой кассы обращайте внимание, чтобы она была в реестре ККТ и поддерживала все необходимые функции для работы с маркировкой.

Нужна ли маркировка для товаров собственного производства в малых объемах?

Зависит от типа товара. Если продукция входит в перечень маркируемых категорий, то объем производства значения не имеет — маркировать нужно. Исключение составляют индивидуальные заказы, изготовленные по персональному запросу клиента. Типовые изделия, даже сшитые вручную в единичных экземплярах, подлежат маркировке, если их категория включена в список.

Как проверить, что товар правильно введен в оборот?

В личном кабинете Честного знака есть раздел проверки статуса кодов маркировки. Введите код или отсканируйте его — система покажет текущий статус, у кого находится товар, все операции с ним. Покупатели могут проверить товар через мобильное приложение Честный знак, просто отсканировав код камерой телефона.

Можно ли работать с маркировкой без интеграции с учетными системами?

Технически можно, но крайне неудобно. Придется вручную вводить все данные в личном кабинете Честного знака, что занимает много времени и чревато ошибками. При небольших объемах это еще терпимо, но при регулярных поставках и продажах ручной ввод превращается в кошмар. Интеграция окупается уже через пару месяцев за счет экономии времени.

Что будет, если код маркировки поврежден или стерся?

Это серьезная проблема. Товар с нечитаемым кодом формально становится немаркированным. В системе предусмотрена процедура перемаркировки — старый код выводится из оборота, заказывается новый, наносится на товар. Но это дополнительные расходы и бюрократия. Поэтому важно использовать качественные этикетки и правильно их наносить.

Нужно ли маркировать товары, купленные до введения обязательной маркировки?

Да, остатки нужно промаркировать в установленные сроки. Для каждой товарной группы постановлением определяется период маркировки остатков. До окончания этого периода можно продавать немаркированный товар, но после — только с кодами. Игнорирование маркировки остатков приводит к невозможности их легальной реализации.

Как маркировка влияет на скорость обслуживания покупателей?

При правильной настройке оборудования — практически никак. Современные сканеры считывают коды DataMatrix за долю секунды. Кассир сканирует обычный штрихкод товара и код маркировки одним движением. Проблемы возникают только при использовании дешевых сканеров низкого качества или неправильной настройке кассового ПО.

Можно ли передавать маркированный товар по договору комиссии?

Да, но с соблюдением всех требований системы. Комиссионер должен зарегистрироваться в Честном знаке, принять товар от комитента с фиксацией в системе через ЭДО, и при продаже вывести коды из оборота через кассу. Все движения товара фиксируются, право собственности отслеживается системой.

Что делать, если поставщик прислал товар без кодов маркировки?

Не принимайте такой товар, если он подлежит маркировке. Зафиксируйте нарушение, потребуйте от поставщика промаркировать продукцию. Если примете немаркированный товар, ответственность ляжет на вас — продать его легально не сможете, а хранение немаркированных товаров тоже нарушение закона. Проверяйте наличие кодов до приемки.

Как часто нужно обновлять данные в системе Честный знак?

Данные передаются в систему при каждой операции с товаром: вводе в оборот, отгрузке, приемке, продаже. Это происходит в режиме реального времени при правильной настройке интеграции. Дополнительно обновлять ничего не нужно — система сама отслеживает весь жизненный цикл товара от производства до конечного потребителя.

Главное правило: начинайте заранее

Маркировка перестала быть чем-то новым и непонятным. Это обычная часть торгового процесса, как кассовый чек или накладная. Но в отличие от них, маркировка требует предварительной подготовки.

Не ждите, пока товар попадет под обязательную маркировку завтра. Начинайте разбираться сегодня. Зарегистрируйтесь в системе, изучите интерфейс, проведите тестовую операцию на небольшой партии. Это даст вам понимание процесса и уверенность в дальнейшей работе.

Самое сложное — первый шаг. Дальше процесс становится рутинным. Главное — не откладывать и не пытаться обойти систему. Легальная работа с маркировкой дешевле и спокойнее, чем штрафы и проблемы с контролирующими органами.

Если чувствуете, что самостоятельно не разобраться, или просто нет времени вникать во все детали — обращайтесь к специалистам. Профессиональное сопровождение окупится быстро за счет экономии времени и отсутствия ошибок. А государственные программы поддержки помогут снизить затраты на внедрение.

Маркировка — это инвестиция в стабильность бизнеса. Чем раньше внедрите, тем меньше стресса будет в дальнейшем. И помните: ваши конкуренты уже работают с маркировкой. Не давайте им фору.