При приёмке маркированного товара часто возникают расхождения: недостача, пересортица, повреждённая упаковка, нечитаемый код. В отличие от обычных товаров, здесь недостаточно составить акт и вернуть продукцию - нужно корректно оформить документы в системе ЭДО, чтобы коды маркировки правильно распределились между участниками в «Честном знаке». Разбираем пошагово: как оформить частичную приёмку, отказ от части товара, вернуть коды поставщику и когда нужен УКД.
Снимем головную боль с маркировкой за 1 звонок!
Экспертная помощь по маркировке товаров производителей, импортеров, для розницы и маркетплейсов (Wildberries, Ozon). Опыт 5+ лет, работаем без ошибок и штрафов.
📞 Звоните, мы на связи:
Решаем 100% задач по маркировке:
- ✅Маркировка остатков (обувь, одежда, текстиль) по правилам 2025 года.
- ✅Настройка выгрузки товаров с Wildberries и Ozon без ошибок.
- ✅Получение кодов маркировки через "Честный ЗНАК" за 24 часа.
- ✅Оформление GTIN для производителей и импортеров (быстрая регистрация).
- ✅Правильный ввод товаров в оборот без риска штрафов.
- ✅Регистрация в "Честном ЗНАКе" и GS1 "под ключ".
С нами выгодно и безопасно:
⚡ Молниеносно
Решение вашей задачи в день обращения
💡 Экспертно
5+ лет практики в маркировке
🛡️ Без штрафов
100% соблюдение законодательства
"Хватит тратить часы на поиск ответов в интернете! Получите четкий план действий от эксперта за 15 минут. Просто позвоните!"
— Команда MarkGuru
Почему расхождения при приёмке маркированного товара - это проблема
В системе «Честный знак» каждый код маркировки привязан к конкретному владельцу. Когда поставщик отгружает товар и подписывает УПД, коды формально ещё числятся на его балансе. После того как покупатель подтвердит приёмку через ЭДО - коды перейдут к нему. Именно здесь и возникает проблема при расхождениях.
Типичная ситуация: в УПД указано 100 единиц товара с кодами маркировки. По факту пришло 95 - пять товаров отсутствуют или повреждены. Если покупатель подпишет УПД без корректировки, все 100 кодов перейдут на его баланс. Но физически у него только 95 единиц. Пять «лишних» кодов будут числиться за ним, хотя товара нет. При проверке или продаже это приведёт к штрафам.
С 1 марта 2026 года система «Честный знак» автоматически фиксирует нарушения и формирует материалы для штрафов без участия инспекторов. Поэтому каждое расхождение должно быть корректно задокументировано через ЭДО.
Виды расхождений при приёмке
Тип расхождения Описание Решение Недостача Товаров меньше, чем в УПД Частичная приёмка + УКД Излишки Товаров больше, чем в УПД Принять по УПД, излишки вернуть Пересортица Коды на товаре не совпадают с кодами в УПД Отклонить или запросить исправленный УПД(и) Брак / повреждения Товар пришёл с дефектами Частичная приёмка + УКД + возврат Нечитаемый код Data Matrix не сканируется Не принимать, оформить возврат Код не числится за поставщиком Статус кода «выбыл» или числится за другим участником Не принимать, уведомить поставщика Прежде чем подписывать УПД, необходимо проверить каждый код маркировки: сканировать Data Matrix и сверить с данными в документе и в личном кабинете ГИС МТ.
Запутались в документообороте? Поможем разобраться
Получить консультациюЧастичная приёмка: пошаговая инструкция
Частичная приёмка - это ситуация, когда покупатель принимает не весь товар из УПД. Часть позиций отклоняется из-за недостачи, брака или других причин. Алгоритм действий следующий:
Шаг 1: Сканирование и сверка при разгрузке
При поступлении товара не торопитесь подписывать бумажную накладную. Сначала:
- Получите от поставщика электронный УПД через оператора ЭДО
- Просканируйте код Data Matrix на каждой единице товара
- Сверьте отсканированные коды с кодами в УПД
- Проверьте статус кодов в ГИС МТ - они должны числиться на балансе поставщика и быть в статусе «В обороте»
Важно: Сам оператор ЭДО не проверяет корректность кодов маркировки. Он лишь передаёт документы между сторонами. Проверка - ваша задача. Если товароучётная система не умеет сверять коды автоматически, проводите ручную проверку в личном кабинете «Честного знака».
Шаг 2: Фиксация расхождений
Если выявлены несоответствия, составьте акт о расхождениях. Можно использовать унифицированную форму ТОРГ-2 (для отечественных товаров) или ТОРГ-3 (для импортных), либо собственную форму с обязательными реквизитами первичного документа.
В акте укажите:
- Номер и дату исходного УПД
- Перечень товаров с расхождениями (наименование, количество по документам, фактическое количество)
- Конкретные коды маркировки непринятых позиций - это критически важно для системы «Честный знак»
- Причины отклонения (брак, недостача, нечитаемый код)
- Заключение приёмочной комиссии
Типичная ошибка: указать расхождение по количеству («принято 95 из 100»), но не перечислить, какие именно 5 кодов не приняты. В этом случае система ЭДО может некорректно передать данные в «Честный знак». Всегда указывайте конкретные коды маркировки.
Шаг 3: Уведомление поставщика
Направьте акт о расхождениях поставщику через ЭДО или иным согласованным способом. Согласно п. 2 ст. 513 ГК РФ, покупатель обязан незамедлительно уведомить продавца об обнаруженных несоответствиях.
Шаг 4: Получение УКД от поставщика
Если поставщик согласен с расхождениями, он формирует универсальный корректировочный документ (УКД). В нём отражается уменьшение количества товара и, соответственно, исключаются коды маркировки непринятых позиций.
Структура УКД при частичной приёмке:
- Раздел «До изменения»: все коды маркировки из исходного УПД
- Раздел «После изменения»: только коды фактически принятых товаров
- Разница: коды непринятых позиций, которые остаются на балансе поставщика
Шаг 5: Подписание УКД
Покупатель подписывает УКД электронной подписью в системе ЭДО. После этого оператор ЭДО передаёт сведения в ГИС МТ, и система корректирует информацию: коды принятых товаров переходят к покупателю, коды непринятых - остаются у поставщика.
Шаг 6: Проверка в ГИС МТ
После завершения документооборота зайдите в личный кабинет «Честного знака» и проверьте:
- Коды принятых товаров корректно перешли на ваш баланс
- Коды непринятых позиций остались у поставщика (не числятся за вами)
- Документ обработан без ошибок
УПД(и) или УКД: что использовать
В системе маркировки есть два документа для изменения данных исходного УПД: исправленный УПД - УПД(и) и универсальный корректировочный документ - УКД. Они применяются в разных ситуациях:
Документ Когда применяется Примеры УПД(и)
Исправленный УПДИсправление ошибок в первоначальном документе. Продавец допустил техническую ошибку при заполнении. Неверный ИНН, опечатка в наименовании, ошибка в коде маркировки (указан не тот код) УКД
Универсальный корректировочный документСогласованное изменение условий сделки: количества, цены, ассортимента. Обе стороны договорились об изменениях. Частичная приёмка, скидка после отгрузки, изменение количества по согласованию сторон Важно: УКД формируется продавцом на основании согласования с покупателем. Покупатель подписывает УКД, подтверждая своё согласие с изменениями. Если продавец ошибся в исходном УПД (например, указал неверные коды), он должен сформировать УПД(и), а не УКД.
Оператор ЭДО при получении УПД(и) или УКД, подписанного обеими сторонами, передаёт сведения в ГИС МТ для регистрации изменений. Система маркировки корректирует информацию по кодам на момент последнего принятого без ошибок документа.
Сложности с ЭДО и маркировкой? Настроим под ключ
Заказать настройкуВозврат товара поставщику: как вернуть коды
Ситуация: вы выявили расхождение, но товар физически у вас на складе (например, бракованный). Его нужно вернуть поставщику. Как оформить возврат кодов маркировки?
Вариант 1: УКД при частичной приёмке
Если вы ещё не подписали исходный УПД и сразу выявили расхождение - используйте схему с УКД, описанную выше. Коды непринятых товаров останутся на балансе поставщика. Физический товар возвращаете поставщику по акту.
Вариант 2: Обратная реализация (УПД на возврат)
Если вы уже приняли товар (подписали УПД), а потом обнаружили брак - коды уже на вашем балансе. В этом случае нужна обратная реализация:
- Вы (покупатель) формируете УПД на возврат с указанием кодов маркировки возвращаемого товара
- Отправляете УПД поставщику через ЭДО
- Поставщик подписывает УПД на возврат
- Коды переходят обратно на баланс поставщика
- Физический товар передаёте поставщику
Важно: УКД - это не документ возврата товара. Он используется только для корректировки данных (количества, цены). Чтобы вернуть товар поставщику и корректно передать коды маркировки обратно, необходимо оформить УПД на возврат (обратную реализацию) и подписать его обеими сторонами. Без этого коды не вернутся на баланс поставщика.
Алгоритм действий при разных ситуациях
📦 Пришло меньше товара, чем в УПД (недостача)
1. Не подписывайте УПД → 2. Составьте акт ТОРГ-2 с указанием непринятых кодов → 3. Отправьте акт поставщику → 4. Получите и подпишите УКД с уменьшением количества → 5. Проверьте в ГИС МТ, что лишние коды не перешли к вам
📦 Пришло больше товара, чем в УПД (излишки)
1. Примите товар строго по количеству в УПД → 2. Излишки верните поставщику (коды на них в системе ему не принадлежат, значит их в УПД нет) → 3. Подпишите исходный УПД → 4. На излишки поставщик должен прислать отдельный УПД
📦 Коды в УПД не совпадают с кодами на товаре (пересортица)
1. Не подписывайте УПД → 2. Уведомите поставщика о расхождении → 3. Поставщик должен сформировать УПД(и) с исправленными кодами → 4. Подпишите исправленный УПД(и)
📦 Товар с нечитаемым или повреждённым кодом
1. Не принимайте такой товар - он приравнивается к немаркированному → 2. Составьте акт → 3. Оформите возврат или потребуйте перемаркировку от поставщика → 4. Самостоятельно наносить чужие коды запрещено
📦 Код числится за другим участником или выбыл
1. Не принимайте товар с таким кодом → 2. Проверьте в ГИС МТ статус кода → 3. Уведомите поставщика - это его ошибка при вводе в оборот или отгрузке → 4. Поставщик должен урегулировать ситуацию со своей стороны
Сроки оформления документов
Действие Срок Основание Подтверждение приёмки УПД 3 рабочих дня с момента получения товара Рекомендовано, законом не ограничено Передача данных в «Честный знак» 3 рабочих дня Правила маркировки Уведомление поставщика о расхождениях Незамедлительно п. 2 ст. 513 ГК РФ Рассмотрение претензии поставщиком 3–5 рабочих дней (рекомендовано) По договорённости сторон Подписание УКД покупателем До 30 дней (зависит от оператора ЭДО) Регламент оператора ЭДО Совет: для скоропортящихся товаров (молочная продукция, мясо) договоритесь с поставщиками об ускоренном документообороте - 24–48 часов на все этапы. Иначе товар испортится раньше, чем вы закроете документы.
Штрафы за нарушения при приёмке
Нарушение Должностные лица Юридические лица Приёмка товара без передачи данных в ГИС МТ 1 000 – 10 000 ₽ 50 000 – 100 000 ₽ Нарушение сроков передачи сведений 1 000 – 10 000 ₽ 50 000 – 100 000 ₽ Расхождение между балансом в ГИС МТ и фактическими остатками 1 000 – 10 000 ₽ 50 000 – 100 000 ₽ Продажа товара, который числится за другим участником 5 000 – 10 000 ₽ 50 000 – 300 000 ₽ Хранение и продажа немаркированного товара 5 000 – 10 000 ₽ 50 000 – 300 000 ₽ + конфискация Основание: статьи 15.12 и 15.12.1 КоАП РФ. С 1 марта 2026 года нарушения фиксируются автоматически системой «Честный знак».
Настроим приёмку и ЭДО без ошибок
Получить помощьТипичные ошибки при оформлении расхождений
Ошибка 1: Доверительная приёмка
Подписание УПД без сканирования и проверки кодов. После подписания все коды переходят на ваш баланс, даже если часть товара не соответствует документам. Исправить ситуацию можно только через УКД или возврат, что занимает время и требует согласования с поставщиком.
Ошибка 2: Указание расхождения без конкретных кодов
Написали «принято 95 из 100», но не указали, какие именно 5 кодов не приняты. Система ЭДО не понимает, какие коды исключить. В результате все 100 кодов могут перейти на ваш баланс или документ будет обработан с ошибкой.
Ошибка 3: Затягивание с оформлением
Чем дольше УПД висит неподтверждённым, тем сложнее урегулировать расхождения. Поставщик может забыть детали отгрузки, документы могут затеряться. Рекомендуемый срок - 1–3 рабочих дня на весь процесс приёмки.
Ошибка 4: Отсутствие проверки в ГИС МТ после приёмки
Закрыли документооборот, но не зашли в личный кабинет «Честного знака» и не убедились, что коды корректно распределены. А там - ошибки. И вы узнаёте об этом только при продаже или проверке.
Ошибка 5: Использование УКД для возврата
УКД корректирует данные, но не является документом возврата. Если товар уже принят и коды на вашем балансе - для возврата нужен УПД на обратную реализацию. Иначе коды не вернутся поставщику.
Чек-лист: приёмка маркированного товара с расхождениями
- ☐ Получить электронный УПД от поставщика через ЭДО
- ☐ Просканировать Data Matrix на каждой единице товара
- ☐ Сверить отсканированные коды с кодами в УПД
- ☐ Проверить статус кодов в личном кабинете ГИС МТ (должны числиться за поставщиком)
- ☐ При выявлении расхождений - не подписывать УПД
- ☐ Составить акт о расхождениях (ТОРГ-2) с указанием конкретных кодов
- ☐ Незамедлительно уведомить поставщика
- ☐ Дождаться УКД от поставщика и подписать его
- ☐ Проверить в ГИС МТ корректность перехода кодов
- ☐ Физически вернуть непринятый товар (если применимо)
Частые вопросы
Можно ли продавать принятый товар до закрытия спора по расхождениям?
Да, если коды принятых позиций уже на вашем балансе в ГИС МТ. Для этого важно правильно оформить расхождение в ЭДО, указав принятые коды. После подписания документов эти товары доступны для продажи независимо от судьбы спорных позиций.
Что делать, если поставщик не согласен с расхождениями?
Не подписывайте исходный УПД. Товар формально остаётся на балансе поставщика. Урегулируйте спор в рамках гражданско-правовых отношений. При необходимости верните физический товар и откажитесь от сделки.
Что делать с товаром, у которого нечитаемый код?
Не принимайте такой товар - он приравнивается к немаркированному. Варианты: потребовать от поставщика перемаркировку (если товар на его балансе) или договориться о замене. Самостоятельно наносить чужие коды вы не имеете права.
Обязательна ли форма ТОРГ-2 для акта о расхождениях?
С 2013 года унифицированные формы не являются обязательными. Можно использовать собственную форму акта, главное - указать все обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 402-ФЗ) и конкретные коды маркировки.
Кто несёт ответственность за некорректные коды - поставщик или покупатель?
Если вы приняли товар с некорректными кодами и начали его продавать - ответственность на вас. Поэтому важно проверять коды при приёмке и не подписывать УПД, пока не убедились в корректности данных.
Можно ли исправить ошибку после подписания УПД?
Да. Поставщик может сформировать УПД(и) - исправленный УПД - или УКД в зависимости от характера ошибки. Но это требует согласования и дополнительного времени. Лучше выявлять расхождения до подписания.
Приёмка маркированного товара с расхождениями - это не просто бухгалтерская формальность, а критически важный процесс для работы с системой «Честный знак». Ключевые правила: сканировать каждый код при приёмке, не подписывать УПД при расхождениях, указывать конкретные коды маркировки в акте, дожидаться УКД и проверять результат в ГИС МТ. Соблюдение этих правил убережёт от штрафов до 300 000 рублей и проблем с продажей товара.
Работа с маркировкой под ключ
Настройка приёмки, ЭДО, интеграция с учётной системой, обучение персонала
Получить бесплатную консультацию
