Маркировка при пересортице: как оформить расхождения при приёмке товара

Типичная ситуация: магазин обуви получает партию из 500 пар. При сканировании выясняется: 480 кодов совпадают с УПД, а 20 - нет. Это пересортица: поставщик положил в коробку не те пары, которые указал в документах. Если подписать УПД, 20 «чужих» кодов не перейдут на баланс (их в документе нет), а 20 «документальных» кодов перейдут - хотя физически товара с этими кодами на складе нет. Результат: 20 пар на полке, которые нельзя продать, и 20 «виртуальных» пар в системе, которых не существует.

Пересортица - это расхождение между тем, что указано в товаросопроводительных документах (УПД), и тем, что фактически прибыло на склад. В контексте маркировки пересортица делится на несколько видов:

• По кодам маркировки: товар на полке правильный (тот же артикул, размер, цвет), но код Data Matrix на этикетке не совпадает с кодом в УПД. Самый частый случай - поставщик перепутал коробки на складе
• По номенклатуре: вместо одного товара прислали другой - другой размер, цвет, модель. Коды соответственно тоже не совпадают
• Недостача: в УПД указано 100 единиц, а фактически приехало 95. Пять кодов «лишние» в документе
• Излишки: приехало больше, чем в документе. Лишние коды не указаны в УПД - они не перейдут на ваш баланс
• Повреждённые коды: товар правильный, но этикетка с кодом порвана, затёрта или нечитаема

Во всех этих случаях нельзя просто подписать УПД. Если подпишете - в системе маркировки зафиксируются коды из документа, а не коды на реальном товаре. Расхождение между фактическими кодами и данными «Честного ЗНАКа» приведёт к блокировке продажи на кассе в разрешительном режиме.

Пересортица при приёмке? Не подписывайте УПД - обратитесь к нам

Шаг 1. Не подписывайте УПД. Это самое важное. Пока документ не подписан покупателем - коды не переходят. У вас есть время разобраться.

Шаг 2. Отсканируйте все фактически полученные коды. Сверьте с тем, что указано в УПД. Зафиксируйте расхождения: какие коды есть в УПД, но нет на товаре; какие коды есть на товаре, но нет в УПД.

Шаг 3. Составьте акт о расхождениях. Используйте форму ТОРГ-2 (для российских товаров) или ТОРГ-3 (для импортных). В акте укажите: что именно прислали (фактически), что было в документах, в чём расхождение.

Шаг 4. Свяжитесь с поставщиком. Отправьте акт расхождений. Договоритесь о дальнейших действиях: частичная приёмка, полный отказ, корректировка документов или допоставка.

Шаг 5. Оформите в ЭДО. В зависимости от решения - частичная приёмка, расхождение или полный отказ по УПД.

Если расхождения критические и вы не хотите принимать ничего - отклоните УПД в ЭДО. В системе оператора ЭДО (Диадок, СБИС и др.) нажмите «Отклонить» или «Отказать» по входящему УПД. Коды не перейдут на ваш баланс, товар физически возвращаете поставщику.

В «Честном ЗНАКе» ничего дополнительно делать не нужно - при отклонении УПД коды остаются на балансе поставщика.

Если 480 из 500 кодов совпали - принимаете 480 единиц, 20 отклоняете. Порядок:

1. В ЭДО подпишите УПД с расхождениями (формат зависит от оператора - «Подписать с расхождениями» или «Частичная приёмка»)
2. Укажите, какие позиции и коды принимаете, а какие - нет
3. Поставщик получит уведомление о расхождении и формирует корректировочный УПД (УКД) на разницу
4. В «Честном ЗНАКе» на ваш баланс перейдут только принятые коды

20 отклонённых единиц физически возвращаете поставщику или договариваетесь о допоставке с правильными кодами.

Самый неприятный вариант. Товар по номенклатуре верный, но коды не совпадают - поставщик перепутал этикетки или коробки. Тут два пути:

Путь А: Поставщик исправляет. Отклоните УПД. Поставщик формирует новый УПД с правильными кодами (теми, которые фактически на товаре). Вы подписываете новый документ - коды переходят корректно.

Путь Б: Перемаркировка на вашей стороне. Если поставщик не может или не хочет переделывать документы, вы можете принять товар по УПД (коды из документа перейдут на ваш баланс), а затем - перемаркировать: заказать новые коды, напечатать этикетки и ввести в оборот с причиной «Перемаркировка». Старые (фактические) коды при этом должны быть выведены из оборота как повреждённые или несоответствующие.

Путь Б - долгий и дорогой. Всегда проще добиться от поставщика корректного УПД.

Сложные расхождения? Мы разберём ситуацию и оформим документы

Если код Data Matrix повреждён - этикетка порвана, код затёрт, нечитаем сканером - это приравнивается к отсутствию маркировки. Такой товар нельзя принимать и тем более продавать.

Варианты действий:

• Вернуть поставщику - он перемаркирует товар и отправит повторно с новым УПД
• Перемаркировать самостоятельно - если в договоре это предусмотрено и поставщик согласен. Принимаете товар по УПД, затем заказываете новые коды, печатаете этикетки, вводите в оборот с причиной «Перемаркировка» → «Повреждение средства идентификации»

Стоимость перемаркировки: 0,50 ₽ за код + время на печать и нанесение. При больших объёмах - ощутимые затраты. Закрепите в договоре с поставщиком, кто несёт расходы при повреждении кодов.

Пересортица обнаруживается не только при приёмке, но и при инвентаризации. Вы сканируете все коды на складе и сверяете с данными в «Честном ЗНАКе». Расхождения бывают двух типов:

Код есть в системе, но товара нет на складе. Причины: товар продали мимо кассы, украли, потерялся, списали без вывода из оборота. Решение: вывод из оборота с соответствующей причиной (утрата, недостача, списание). Документ-основание - акт инвентаризации.

Товар есть на складе, но кода нет в системе (или код принадлежит другому участнику). Причины: приёмка без подписания УПД, путаница при перемещении между складами, ошибка поставщика. Решение: связаться с поставщиком, проверить статус УПД, при необходимости - перемаркировать.

С марта 2026 года система «Честный ЗНАК» автоматически фиксирует расхождения и передаёт данные контролирующим органам. Регулярная инвентаризация кодов - не рекомендация, а необходимость.

1. Сканируйте коды при каждой приёмке. Не подписывайте УПД, пока не сверили хотя бы выборку кодов на товаре с кодами в документе. При поэкземплярном учёте - 100% сканирование.

2. Используйте ТСД (терминал сбора данных). Мобильный сканер с экраном позволяет сверять коды прямо на складе, не бегая к компьютеру. Ускоряет приёмку в разы.

3. Требуйте агрегацию от поставщика. Если поставщик формирует транспортные упаковки (КИТУ) - достаточно сканировать один код на коробке, а не каждую единицу. Это и быстрее, и надёжнее от пересортицы.

4. Закрепите в договоре ответственность за пересортицу. Пропишите: кто несёт расходы на перемаркировку, в какой срок поставщик обязан переделать документы, как оформляются расхождения.

5. Проводите инвентаризацию кодов регулярно. Хотя бы раз в квартал сверяйте фактические коды на складе с данными ЛК «Честного ЗНАКа». Расхождения - устраняйте сразу.

Маркировка под ключ: приёмка, сверка, перемаркировка - всё включено

На сверку кодов и подписание (или отклонение) УПД покупателю отводится не более 3 рабочих дней с момента фактической приёмки товара. Если за 3 дня УПД не подписан и не отклонён - поставщик вправе аннулировать документ, и вся процедура начинается заново.

Если вы обнаружили пересортицу - действуйте в тот же день: составьте акт, свяжитесь с поставщиком, оформите частичную приёмку или отказ. Откладывание на «завтра» легко превращается в просрочку.

MarkGuru помогает на всех этапах: от приёмки маркированного товара до разбора расхождений и перемаркировки. Настроим процесс сверки кодов, обучим персонал, поможем составить акт и оформить документы в «Честном ЗНАКе». Личный менеджер, неограниченные консультации.

Можно подписать с расхождениями - указав, какие позиции принимаете, а какие нет. Подписывать УПД «как есть» при несовпадении кодов нельзя - на ваш баланс перейдут коды из документа, а не те, что на товаре.

Как правило, пересортица - ошибка поставщика (неверная комплектация, перепутанные этикетки). Но ответственность за корректность данных в «Честном ЗНАКе» лежит на обеих сторонах: поставщик отвечает за правильный УПД, покупатель - за проверку при приёмке.

3 рабочих дня с момента фактической приёмки товара. За это время нужно сверить коды, подписать или отклонить УПД, и при необходимости составить акт расхождений.

Отклоните УПД и верните товар. Если товар вам нужен - можете принять по факту и перемаркировать самостоятельно, но это дополнительные расходы. Закрепите в договоре обязанность поставщика корректировать документы при расхождениях.

Закажите новые коды в ЛК «Честного ЗНАКа», напечатайте этикетки, нанесите на товар. Введите в оборот с причиной «Перемаркировка». Старый код (если он на вашем балансе) выведите из оборота с причиной «Повреждение средства идентификации» или «Утрата».

Нет. В разрешительном режиме касса проверяет принадлежность кода. Если код не числится на вашем балансе - продажа заблокируется. Без корректной приёмки по УПД товар невозможно легально продать.

Агрегация - объединение кодов маркировки отдельных единиц товара в код транспортной упаковки (КИТУ). При приёмке достаточно сканировать один код на коробке. Это снижает вероятность пересортицы, потому что коды привязаны к конкретной упаковке и сверяются автоматически.

Если товар на складе не числится за вами в «Честном ЗНАКе» - это приравнивается к обороту немаркированной продукции: штраф до 300 000 ₽ с конфискацией (ст. 15.12 КоАП РФ). Расхождение, выявленное системой автоматически, станет поводом для проверки.

Да. MarkGuru оформляет частичную приёмку, составляет акты расхождений, проводит перемаркировку, связывается с поставщиками, помогает с инвентаризацией кодов. Всё входит в пакет маркировки под ключ.

Пересортица при маркировке - не мелочь, а прямой путь к блокировке продаж и штрафам. При обнаружении расхождений: не подписывайте УПД, отсканируйте фактические коды, составьте акт, свяжитесь с поставщиком. Подпишите только то, что реально совпало. Остальное - отклоняйте или перемаркируйте. У вас 3 рабочих дня. Регулярная инвентаризация кодов на складе - лучшая профилактика. А если процесс кажется сложным - MarkGuru возьмёт его на себя.

Полная автоматизация маркировки - от приёмки до продажи