Как работать с маркированным товаром в розницу: пошаговая инструкция для магазина

Распространенная ситуация: розничный магазин получил партию обуви или одежды от поставщика. Товар нужно принять, оприходовать и выставить на продажу. Казалось бы, стандартная операция. Но с введением обязательной маркировки каждая единица товара требует точного учета и передачи данных в систему «Честный ЗНАК». Один пропущенный код при приемке — и придется разбираться с расхождениями, корректировать документы или рисковать штрафами.

Работа с маркированным товаром в розницу отличается от привычных процессов тем, что каждое движение продукции фиксируется цифровым кодом DataMatrix. При этом касса, терминал сбора данных и товароучетная программа должны работать синхронно с государственной системой маркировки. Разберем по шагам, как организовать этот процесс в магазине без сбоев и лишних затрат.

Какое оборудование требуется магазину для маркировки

Перед началом работы с маркированной продукцией нужно проверить техническую готовность торговой точки. Основу составляют три компонента оборудования.

Онлайн-касса с поддержкой ФФД 1.2 — это обязательное требование с февраля 2022 года. Касса должна уметь формировать чеки с данными о кодах маркировки и передавать их через оператора фискальных данных в систему «Честный ЗНАК». Если используете старую модель ККТ, уточните у производителя возможность обновления прошивки до актуального формата фискальных данных.

2D-сканер штрихкодов считывает коды DataMatrix с упаковки товара. Обычный линейный сканер, который читает только EAN-13, для маркировки не подходит. При выборе сканера проверьте совместимость с вашей кассой и товароучетной программой. Важный момент: сканер должен стабильно распознавать коды даже при небольших повреждениях этикетки или при плохом освещении.

Терминал сбора данных упрощает приемку товара на складе или в торговом зале. ТСД представляет собой портативный компьютер со встроенным сканером, который позволяет считывать коды маркировки, сверять их с электронными документами и передавать данные в учетную систему. Для небольших магазинов с малым оборотом можно обойтись стационарным 2D-сканером, но при ежедневных поставках ТСД значительно ускоряет работу.

Как зарегистрироваться в системе «Честный ЗНАК»

Без регистрации в национальной системе маркировки работать с подконтрольными товарами невозможно. Процедура занимает от одного до трех дней, но требует подготовки нескольких документов.

Первый шаг — получение усиленной квалифицированной электронной подписи на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. УКЭП можно оформить в любом аккредитованном удостоверяющем центре. Подпись потребуется для входа в личный кабинет «Честного ЗНАКа» и для подписания электронных универсальных передаточных документов при приемке товара от поставщиков.

После получения ЭП нужно установить на компьютер программу КриптоПро и соответствующий плагин для браузера — либо Рутокен Плагин, либо КриптоПро ЭЦП Browser plug-in. Только после этого можно зайти на сайт честныйзнак.рф и пройти регистрацию.

В процессе регистрации система запросит основные реквизиты организации: ИНН, название, юридический адрес, контактные данные. Также необходимо указать товарные группы, с которыми планируете работать. После отправки заявки она проходит автоматическую проверку, которая обычно занимает несколько часов. В случае одобрения вы получите доступ к личному кабинету участника оборота товаров.

Подключение к электронному документообороту

Поставщики передают данные о кодах маркировки через систему электронного документооборота в формате универсальных передаточных документов. Без подключения к ЭДО принять маркированный товар по правилам невозможно.

В личном кабинете «Честного ЗНАКа» доступен базовый сервис ЭДО Лайт, который позволяет получать входящие УПД бесплатно. Для небольших магазинов с редкими поставками этого достаточно. Если же товар приходит ежедневно и от множества поставщиков, стоит рассмотреть платные решения операторов ЭДО с расширенным функционалом: автоматической обработкой документов, интеграцией с учетными системами и возможностью отправки собственных УПД.

При выборе оператора ЭДО обратите внимание на совместимость с вашей товароучетной программой. Большинство популярных операторов имеют готовые модули интеграции с 1С, МойСклад и другими системами учета.

Приемка маркированного товара: пошаговый алгоритм

Когда поставщик отгружает партию товара, он формирует УПД с указанием всех кодов маркировки и отправляет документ через систему ЭДО. Этот документ поступает в личный кабинет получателя в «Честном ЗНАКе» и в учетную программу, если настроена автоматическая синхронизация.

Получение и проверка УПД

Первое действие при получении товара — открыть УПД в системе ЭДО или в товароучетной программе. В документе указаны все позиции с количеством и кодами маркировки для каждой единицы товара. Перед физической приемкой нужно убедиться, что документ корректно загружен и содержит полную информацию.

Сканирование кодов маркировки

Сотрудник склада или магазина берет терминал сбора данных или 2D-сканер, подключенный к компьютеру, и последовательно сканирует коды DataMatrix с каждой упаковки товара. Товароучетная система автоматически сверяет отсканированные коды с данными из УПД.

Если код маркировки не совпадает с документом или вообще отсутствует в базе «Честного ЗНАКа», система выдаст ошибку. В этом случае товар с некорректным кодом нельзя принимать — потребуется запросить у поставщика корректировочный УПД. Продажа товара с неверной или отсутствующей маркировкой влечет административную ответственность.

Подписание УПД и передача данных

После успешной сверки всех кодов маркировки нужно подписать УПД своей электронной подписью. Это действие подтверждает, что товар получен в полном объеме и все коды маркировки соответствуют документу. Подписанный УПД автоматически отправляется обратно поставщику через систему ЭДО, а данные о движении товара передаются в «Честный ЗНАК».

С этого момента товар числится на балансе магазина, и с ним можно работать: выставлять на витрину, продавать покупателям, перемещать между торговыми точками.

Продажа маркированного товара на кассе

При продаже каждой единицы маркированного товара кассир должен отсканировать не только обычный штрихкод EAN-13, но и код маркировки DataMatrix. С апреля 2024 года действует разрешительный режим: после сканирования кода касса отправляет запрос в систему «Честный ЗНАК», которая проверяет легальность товара и разрешает или запрещает продажу.

Что проверяет система при продаже: находится ли код в обороте, не был ли он уже выведен при предыдущей продаже, не истек ли срок годности товара, нет ли других нарушений. Если все в порядке, операция проходит за считанные секунды, и в чеке печатается отметка о проверке кода маркировки — статус [М] или [М+].

Если система обнаружила нарушение, касса выдаст ошибку и не позволит пробить чек. Причин может быть несколько: код уже выбыл из оборота, отсутствует в базе, не был принят от поставщика или товар находится у другого участника оборота. В таких ситуациях нужно разбираться с конкретной причиной через личный кабинет «Честного ЗНАКа».

Работа кассира с маркировкой: практические моменты

Кассиры должны понимать последовательность действий при добавлении маркированного товара в чек. Сначала можно отсканировать обычный штрихкод EAN-13 — товар добавится в чек. Затем современная кассовая программа запросит сканирование кода маркировки. После успешного считывания DataMatrix в чеке сохранится информация о конкретной единице товара.

Если кассир по ошибке пытается добавить маркированный товар без сканирования кода, система либо заблокирует операцию, либо выдаст предупреждение. Игнорировать эти предупреждения нельзя — каждая продажа без передачи кода маркировки фиксируется системой и может привести к проверке.

Возврат и обмен маркированного товара

Ситуация с возвратом товара клиентом требует отдельного внимания. При возврате маркированного товара нужно снова отсканировать код маркировки на кассе и оформить чек возврата. Система автоматически вернет товар в оборот на балансе магазина.

Важный нюанс: если покупатель возвращает товар с поврежденной упаковкой или утраченной этикеткой с кодом маркировки, возникнут сложности. Без считывания кода правильно оформить возврат невозможно. В таких случаях можно попытаться восстановить код по реквизитам из первоначального чека продажи, но это требует обращения в техподдержку оператора маркировки.

При обмене товара процедура включает два этапа: оформление возврата старого товара с возвращением кода в оборот и продажа нового товара с выводом его кода из оборота. Обе операции должны быть корректно проведены через кассу с передачей данных в систему маркировки.

Вывод товара из оборота по другим причинам

Не всегда товар покидает магазин через продажу покупателю. Иногда требуется списать продукцию по причине порчи, истечения срока годности, утраты потребительских свойств или передачи в благотворительный фонд. Для каждого случая система «Честный ЗНАК» предусматривает свои процедуры вывода из оборота.

Чтобы списать маркированный товар, нужно в личном кабинете «Честного ЗНАКа» или через интегрированную товароучетную программу создать документ вывода из оборота, указать причину списания и отсканировать коды маркировки списываемых единиц. После отправки документа в систему эти коды будут выведены из оборота и больше не смогут участвовать в легальном обороте.

К документу вывода из оборота могут потребоваться подтверждающие документы: акт о списании, заключение о непригодности товара или другие бумаги в зависимости от причины списания. Эти документы храните в электронном виде на случай проверки контролирующими органами.

Настройка товароучетной программы

Для автоматизации работы с маркировкой большинство магазинов используют специализированные товароучетные системы: 1С:Розница, МойСклад, Контур.Маркет и другие. Эти программы интегрированы с «Честным ЗНАКом» и автоматизируют основные операции: прием товара, продажи, возвраты, инвентаризацию.

Настройка программы начинается с внесения реквизитов подключения к системе маркировки из личного кабинета «Честного ЗНАКа». Это обычно токен доступа или другие параметры авторизации, которые программа использует для обмена данными с государственной системой.

Затем нужно включить учет маркировки для соответствующих товарных групп в справочнике номенклатуры. После этого при создании документов поступления, реализации или списания программа будет требовать указания кодов маркировки.

Важно регулярно обновлять версию товароучетной программы. Требования системы маркировки меняются, добавляются новые товарные группы, корректируются правила обработки документов. Производители ПО выпускают обновления с учетом этих изменений, и использование устаревших версий может привести к ошибкам и несоответствию законодательству.

Инвентаризация остатков маркированного товара

Периодическая инвентаризация помогает выявить расхождения между фактическим наличием товара в магазине и данными в системе учета. При работе с маркировкой инвентаризация приобретает особое значение: каждая единица товара должна быть учтена по конкретному коду маркировки.

Для проведения инвентаризации сотрудник с терминалом сбора данных обходит торговый зал и склад, сканируя коды маркировки со всех единиц товара. ТСД сохраняет данные, которые затем передаются в товароучетную программу. Система сравнивает отсканированные коды с учетными остатками и формирует отчет о расхождениях.

Если выявлены недостачи или излишки, их нужно отразить в бухгалтерском учете и при необходимости скорректировать данные в системе маркировки. Недостающие коды следует вывести из оборота по причине утраты, а излишки — разобраться, откуда они появились и правильно ли были оприходованы изначально.

Типичные ошибки и как их избежать

Практика показывает несколько распространенных проблем, с которыми сталкиваются розничные магазины при внедрении маркировки.

Приемка товара без сверки кодов маркировки. Если подписать УПД не проверив фактическое наличие кодов на товаре, можно принять продукцию с чужими или недействительными кодами. Впоследствии этот товар не удастся продать через кассу, и придется возвращать поставщику или запрашивать корректировку документов.

Продажа без сканирования кода маркировки. Некоторые кассиры по привычке пробивают товар только по обычному штрихкоду, игнорируя необходимость сканирования DataMatrix. Система фиксирует такие нарушения, и при проверке магазину грозит штраф. Кроме того, код маркировки остается в обороте и его невозможно будет использовать при следующей поставке такого же товара.

Несвоевременное обновление оборудования и ПО. Устаревшая прошивка кассы или товароучетной программы может не поддерживать актуальные требования системы маркировки. Это приводит к ошибкам при передаче данных и блокировке операций. Регулярно проверяйте наличие обновлений от производителей оборудования и программного обеспечения.

Потеря или повреждение этикеток с кодами маркировки. Если на товаре отсутствует читаемый код DataMatrix, его невозможно правильно провести через кассу. Старайтесь размещать товар на витрине так, чтобы этикетки не подвергались механическим повреждениям. При необходимости можно заказать печать дубликата этикетки, но это требует обращения к производителю или поставщику.

Обучение персонала работе с маркировкой

Успешное внедрение маркировки в магазине зависит от понимания процессов всеми сотрудниками. Кассиры должны уверенно работать с 2D-сканером и знать, как действовать при ошибках системы. Работники склада или торгового зала — понимать процедуру приемки товара и важность точной сверки кодов с электронными документами.

Организуйте внутреннее обучение для всех категорий персонала. Объясните, зачем нужна маркировка, какие последствия влекут ошибки, как пользоваться оборудованием и программами. Полезно создать краткую инструкцию с пошаговыми действиями для каждой операции: приемки, продажи, возврата, списания.

Некоторые операторы маркировки и производители оборудования проводят бесплатные вебинары и тренинги по работе с системой «Честный ЗНАК». Это хорошая возможность повысить квалификацию сотрудников и узнать о новых функциях и требованиях.

Сколько стоит подключение к маркировке

Затраты на внедрение системы маркировки зависят от текущего технического оснащения магазина и объема операций.

Базовый комплект оборудования для небольшой торговой точки включает онлайн-кассу с поддержкой ФФД 1.2 (от 15 000 рублей), 2D-сканер штрихкодов (от 8 000 рублей) и при необходимости терминал сбора данных (от 35 000 рублей). Если касса уже есть, но не поддерживает нужный формат, может потребоваться замена фискального накопителя и обновление прошивки — это обойдется в 5-10 тысяч рублей.

Усиленная квалифицированная электронная подпись стоит от 1 500 до 5 000 рублей в год в зависимости от удостоверяющего центра. Подключение к оператору ЭДО может быть бесплатным при использовании базового тарифа или платным с ежемесячной абонентской платой от 500 до 3 000 рублей.

Товароучетные программы предлагают разные модели лицензирования: единовременная покупка, ежемесячная или ежегодная подписка, облачные решения. Стоимость варьируется от 3 000 до 50 000 рублей в зависимости от функционала и количества рабочих мест. Многие производители ПО предлагают бесплатные обновления для поддержки маркировки существующим клиентам.

Сервисы вроде MarkGuru предлагают комплексное сопровождение: от регистрации в «Честном ЗНАКе» и настройки оборудования до обучения персонала и технической поддержки. Такие услуги помогают быстро запустить работу с маркировкой и избежать типичных ошибок на начальном этапе.

Штрафы за нарушение правил маркировки

Административная ответственность за нарушения в сфере маркировки установлена статьей 15.12 КоАП РФ. Размер штрафов достаточно существенный, чтобы серьезно отнестись к соблюдению требований.

Продажа немаркированного товара, который подлежит обязательной маркировке, влечет штраф для юридических лиц до 300 000 рублей или конфискацию товара. Для индивидуальных предпринимателей штраф составляет до 50 000 рублей или конфискацию.

Нарушение порядка маркировки — например, использование недействительных кодов, несвоевременная передача сведений в систему, неправильное оформление документов — наказывается штрафом для организаций до 100 000 рублей, для ИП — до 20 000 рублей.

Повторное нарушение влечет более строгие санкции: штрафы увеличиваются в полтора раза, а в некоторых случаях возможна приостановка деятельности на срок до 90 суток.

Важно понимать: система «Честный ЗНАК» фиксирует все операции в автоматическом режиме. Каждая продажа без передачи кода маркировки, каждый непринятый от поставщика товар, каждое расхождение между фактическими остатками и данными в системе — все это видно контролирующим органам. Надеяться на то, что нарушение останется незамеченным, не стоит.

Разрешительный режим: что изменилось с апреля 2024

С апреля 2024 года при продаже маркированных товаров на кассе работает разрешительный режим. Это означает, что касса перед пробитием чека отправляет запрос в систему «Честный ЗНАК» и ожидает подтверждения легальности товара.

Раньше данные о продаже передавались в систему после формирования чека. Теперь проверка происходит в реальном времени до завершения операции. Если система обнаружит какие-либо нарушения, касса не позволит завершить продажу и выдаст соответствующее сообщение об ошибке.

Разрешительный режим защищает магазин от случайных ошибок и помогает избежать штрафов. Невозможно продать товар с недействительным кодом, товар, который числится у другого участника оборота, или продукцию с истекшим сроком годности. Система сама блокирует такие операции.

Для корректной работы разрешительного режима касса должна иметь стабильное интернет-соединение. Если связь прервется в момент запроса, операция не будет завершена. Поэтому важно обеспечить надежный канал связи в торговой точке и иметь резервный вариант подключения к интернету.

Работа с остатками: что делать с уже имеющимся товаром

Когда магазин только начинает работать с маркировкой, часто возникает вопрос: как поступить с товаром, который уже находится на складе или на витрине? Ответ зависит от того, был ли этот товар промаркирован производителем или поставщиком.

Если остатки поступили от поставщика уже с кодами маркировки, но не были правильно оприходованы через систему ЭДО, необходимо запросить у поставщика повторную отправку УПД. После получения документа провести стандартную процедуру приемки с сканированием всех кодов и подписанием УПД. Только после этого товар можно легально продавать.

Немаркированные остатки, которые находились в магазине до введения обязательной маркировки по конкретной товарной группе, можно продавать в течение переходного периода, если такой предусмотрен законодательством. После окончания переходного периода весь немаркированный товар подлежит выводу из оборота или возврату поставщику.

В некоторых случаях розница может самостоятельно маркировать остатки. Для этого нужно заказать коды маркировки в личном кабинете «Честного ЗНАКа», распечатать этикетки на специальном принтере и нанести на каждую единицу товара. После нанесения коды вводятся в оборот через соответствующий документ в системе маркировки. Однако этот процесс достаточно трудоемкий и применяется редко.

Интеграция с товароучетными системами

Современные товароучетные программы существенно упрощают работу с маркировкой благодаря встроенным модулям интеграции с системой «Честный ЗНАК». Наиболее популярные решения — 1С:Розница, 1С:Управление нашей фирмой, МойСклад, Контур.Маркет.

Программа 1С:Розница позволяет автоматически получать УПД через встроенный модуль ЭДО, проводить приемку товара с помощью подключенного ТСД или сканера, вести учет остатков по кодам маркировки и передавать данные о продажах через кассу в систему маркировки. При продаже на рабочем месте кассира программа автоматически запрашивает сканирование кода DataMatrix после добавления маркированного товара в чек.

Облачные решения вроде МойСклад не требуют установки на компьютер и работают через браузер. Это удобно для небольших магазинов, которые не хотят заниматься обслуживанием серверов и локальных баз данных. Все данные хранятся в облаке, доступ возможен с любого устройства, подключенного к интернету.

При выборе товароучетной системы обратите внимание на наличие технической поддержки и регулярность обновлений. Требования системы маркировки периодически меняются, и важно, чтобы программа своевременно адаптировалась под новые правила.

Частые вопросы и ответы

Можно ли продавать маркированный товар без онлайн-кассы?

Нет, это невозможно. Для вывода кодов маркировки из оборота при розничной продаже обязательно требуется онлайн-касса с поддержкой ФФД 1.2, которая передает данные через ОФД в систему «Честный ЗНАК». Без этого продажа считается незаконной.

Что делать, если код маркировки поврежден и не считывается?

Если этикетка с кодом DataMatrix повреждена настолько, что сканер не может ее распознать, товар невозможно продать через кассу. Можно попробовать вручную ввести код маркировки в систему, если он частично читаем. В крайнем случае следует обратиться к поставщику для замены товара или печати дубликата этикетки.

Нужно ли сканировать код маркировки при внутреннем перемещении товара между складом и торговым залом?

Для внутренних перемещений в пределах одной организации сканирование кодов не является обязательным с точки зрения системы маркировки. Однако для точности товарного учета рекомендуется фиксировать перемещения с помощью ТСД, особенно если у вас несколько торговых точек или большой склад.

Какие товарные группы подлежат обязательной маркировке в рознице?

В 2025 году маркируются: обувь, одежда и текстиль, табачная продукция, духи и туалетная вода, фотоаппараты и вспышки, шины и покрышки, лекарства, молочная продукция, питьевая вода, пиво и слабоалкогольные напитки, безалкогольные напитки, БАДы, антисептики, велосипеды и рамы к ним. Список может расширяться, актуальную информацию проверяйте на сайте честныйзнак.рф.

Можно ли использовать обычный линейный сканер для маркировки?

Нет, обычный одномерный сканер не умеет читать двумерные коды DataMatrix. Для работы с маркировкой необходим 2D-сканер, который распознает как линейные штрихкоды, так и двумерные коды.

Как часто нужно обновлять прошивку кассы?

Следите за обновлениями от производителя кассового оборудования. Обычно критические обновления, связанные с изменениями в законодательстве или требованиях системы маркировки, выходят несколько раз в год. Проверяйте наличие обновлений хотя бы раз в квартал.

Что такое УПД и зачем он нужен?

Универсальный передаточный документ — это электронный документ, который поставщик отправляет получателю при отгрузке товара. В УПД указаны все коды маркировки отгружаемой продукции. Без подписания УПД невозможно легально принять маркированный товар и ввести его в оборот в своей организации.

Сколько времени действует электронная подпись для работы с маркировкой?

Усиленная квалифицированная электронная подпись выдается сроком на один год. После истечения срока действия нужно получить новую ЭП в удостоверяющем центре. Без действующей подписи невозможно войти в личный кабинет «Честного ЗНАКа» и подписывать электронные документы.

Можно ли продавать маркированный товар на маркетплейсах?

Да, можно. Маркетплейсы интегрированы с системой «Честный ЗНАК» и автоматически передают данные о продажах. При отгрузке товара на склад маркетплейса нужно оформить электронный УПД с кодами маркировки, как при обычной оптовой отгрузке.

Что делать, если при приемке обнаружили несоответствие кодов в УПД и на товаре?

Не подписывайте УПД до выяснения причины расхождения. Свяжитесь с поставщиком, сообщите о проблеме и запросите корректировочный УПД с правильными кодами. Принимать товар с неправильными кодами нельзя — его невозможно будет продать.

Нужен ли терминал сбора данных для небольшого магазина?

Для небольшого магазина с редкими поставками и малым ассортиментом можно обойтись стационарным 2D-сканером, подключенным к компьютеру. ТСД значительно ускоряет приемку больших партий товара и проведение инвентаризации, но при малых объемах его покупка не всегда оправдана.

Как проверить, зарегистрирован ли товар в системе «Честный ЗНАК»?

В личном кабинете «Честного ЗНАКа» есть функция проверки кодов маркировки. Можно ввести код вручную или отсканировать его с помощью камеры смартфона, и система покажет статус кода: в обороте, выбыл, отсутствует в базе, блокирован и так далее.

Главное правило: последовательность и контроль

Работа с маркированным товаром требует системного подхода и внимания к деталям на каждом этапе. Пропущенное сканирование при приемке оборачивается проблемами при продаже. Забытое подписание УПД ведет к расхождениям в учете. Несвоевременное обновление программ создает риск ошибок при передаче данных.

Настройте процессы один раз правильно: внедрите товароучетную систему с поддержкой маркировки, обучите персонал, установите регламенты для каждой операции, организуйте регулярные проверки остатков. После этого работа с маркировкой станет рутинной процедурой, не требующей постоянного напряжения и не создающей рисков для бизнеса.

Система маркировки создана для защиты потребителей от контрафакта и для прозрачности товарооборота. Магазины, которые работают по правилам, получают преимущество: покупатели видят, что товар легальный, поставщики охотнее сотрудничают с надежными партнерами, а контролирующие органы не имеют претензий.

Если возникают сложности с внедрением маркировки, обратитесь к специализированным сервисам вроде MarkGuru. Профессиональное сопровождение помогает избежать ошибок, экономит время и снижает риск штрафов на старте работы с новой системой.