УПД статус 1 и статус 2 в маркировке: когда какой ставить и чем грозит ошибка

Характерная ситуация: предприниматель на ОСНО получает партию маркированной одежды. Поставщик прислал УПД со статусом 2. Бухгалтер пытается принять НДС к вычету - и получает отказ. Документ не является счётом-фактурой, вычет по нему невозможен. А коды маркировки при этом уже перешли на баланс покупателя в «Честном ЗНАКе». Пересоздание документа - это время, нервы и сбой в цепочке прослеживаемости.

Универсальный передаточный документ совмещает в одной форме несколько привычных бумаг: товарную накладную, акт выполненных работ и счёт-фактуру. Поле «Статус» в левом верхнем углу бланка определяет, какую именно роль выполняет конкретный экземпляр. Вариантов ровно два - никакого статуса 3, 4 или 5 не существует.

Важный нюанс: сам по себе статус носит информационный характер. ФНС в письмах от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ и от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@ прямо указывает - реальная функция документа определяется заполненными реквизитами, а не цифрой в углу. Но на практике именно статус задаёт логику заполнения, и ошибка здесь тянет за собой проблемы по всей цепочке.

Когда УПД получает статус 1, он работает в режиме СЧФДОП (счёт-фактура + документ об отгрузке/передаче). Это значит:

• Покупатель вправе принять НДС к вычету на основании этого документа
• Продавец регистрирует его в книге продаж, покупатель - в книге покупок
• Все реквизиты счёт-фактуры обязательны к заполнению: ставка НДС, сумма налога, данные грузоотправителя и грузополучателя
• Документ подписывается УКЭП обеих сторон при электронном обмене

Типичный сценарий: компания на ОСНО продаёт маркированную обувь оптовику. Отгрузка с НДС 20%. Продавец формирует УПД со статусом 1, включает коды маркировки Data Matrix, отправляет через оператора ЭДО. Покупатель принимает, подписывает - коды переходят на его баланс в «Честном ЗНАКе», а НДС идёт к вычету.

Статус 2 означает функцию ДОП - документ об отгрузке, передаче товаров, выполнении работ. Он подтверждает хозяйственную операцию, но не даёт права на вычет НДС. Даже если в таком документе указана сумма налога.

Когда применяется статус 2:

• Продавец на УСН (упрощённой системе налогообложения) - он не обязан выставлять счета-фактуры, если освобождён от НДС
• Операция освобождена от НДС по статье 149 НК РФ
• Покупателю не нужна счёт-фактура, а достаточно подтверждения факта передачи
• Счёт-фактура выставляется отдельным документом

При работе с маркированными товарами статус 2 используется реже, но он абсолютно легитимен. Коды маркировки передаются через ЭДО вне зависимости от статуса - «Честный ЗНАК» получает информацию о смене владельца в обоих случаях.

Запутались в статусах? Не рискуйте вычетами и кодами маркировки

Распространённая ошибка - выбирать статус «по НДС». Логика кажется простой: есть НДС - ставь 1, нет НДС - ставь 2. Но это не совсем верно. Правильный критерий - нужна ли покупателю функция счёта-фактуры.

Вот рабочий алгоритм:

Шаг 1. Вы плательщик НДС и операция облагается НДС? → Статус 1 почти наверняка.

Шаг 2. Вы на УСН и освобождены от НДС (доход до 60 млн руб.)? → Статус 2. Вы не обязаны выставлять счета-фактуры.

Шаг 3. Вы на УСН, но платите НДС (доход выше 60 млн руб. или добровольный переход на НДС с 2025 года)? → Статус 1, если покупателю нужен вычет.

Шаг 4. Операция освобождена от НДС по ст. 149 НК? → Статус 2.

Нетипичная ситуация: УПД со статусом 1 и отметкой «Без НДС» - это не ошибка. Такие документы составляют плательщики, освобождённые от НДС, но обязанные выставлять счета-фактуры. Практика подтверждает законность такого оформления.

Маркировка под ключ: настроим ЭДО, подготовим УПД, обучим персонал

Здесь начинается самое интересное - и самое частое заблуждение. Многие считают, что статус 1 и статус 2 по-разному влияют на передачу кодов маркировки. Это не так.

Механизм работы одинаков для обоих статусов:

1. Продавец формирует УПД с кодами маркировки Data Matrix (при поэкземплярном учёте) или с указанием GTIN и количества (при объёмно-сортовом учёте)
2. Документ отправляется через оператора ЭДО
3. Оператор передаёт сведения о кодах в ГИС МТ - систему «Честный ЗНАК»
4. Покупатель подписывает УПД - коды переходят на его баланс

Статус документа определяет налоговую функцию. Передача кодов маркировки происходит через ЭДО по единым правилам - будь то статус 1 или 2. «Честный ЗНАК» не проверяет налоговый статус УПД; ему важно, чтобы коды были корректны и документ подписан обеими сторонами.

Если покупатель обнаруживает неверный статус уже после подписания УПД, исправить ситуацию можно только через УПД(и) - исправленный универсальный передаточный документ. А это запускает повторную проверку кодов в «Честном ЗНАКе». При большом объёме маркированной продукции - десятки и сотни тысяч кодов - исправление превращается в многодневную операцию.

Практика показывает: лучше потратить минуту на проверку статуса до отправки, чем неделю на исправление после.

С 1 апреля 2025 года электронные счета-фактуры и УПД формируются исключительно в формате 5.03 (Приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@, с изменениями по Приказу ФНС от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@). Старый формат 5.01 операторы ЭДО больше не пропускают.

С 1 января 2026 года отменены отдельные электронные форматы ТОРГ-12 и актов выполненных работ. Единственный официальный электронный формат для подтверждения отгрузки - это УПД. Бумажные формы при этом продолжают действовать.

Что добавил формат 5.03 для маркировки:

• Поддержка новых ставок НДС 5% и 7% (актуально для УСН-плательщиков с 2025 года)
• Специальные поля для кодов маркировки и прослеживаемости
• Новая строка 5б для авансовых счетов-фактур
• Обозначения товарных признаков: «№ 1» для прослеживаемых товаров и «№ 2» для маркированных

Связь со статусами: в электронном формате 5.03 функция СЧФДОП соответствует статусу 1, функция ДОП - статусу 2. Также существует функция СЧФ (только счёт-фактура), но она не применяется при передаче маркированных товаров, потому что УПД нельзя использовать отдельно лишь как счёт-фактуру без первичного документа.

Переходите на электронный УПД? Настроим формат 5.03 и ЭДО без ошибок

Ошибка 1: Статус 2, но выделен НДС. Покупатель видит сумму НДС и думает, что может принять к вычету. Но статус 2 - это не счёт-фактура. Вычет будет отклонён при камеральной проверке. Причём если графа 7 «Налоговая ставка» заполнена, а статус стоит 2, то формально реквизиты первичного документа в порядке, но функция счёт-фактуры отсутствует.

Ошибка 2: Статус 1 «на всякий случай» при УСН без НДС. Предприниматель на упрощёнке ставит статус 1, считая, что «так надёжнее». Но если он не является плательщиком НДС, то заполнение реквизитов счёт-фактуры создаёт путаницу. Контрагент может ошибочно поставить документ в книгу покупок - и получить проблемы с ФНС.

Ошибка 3: Пустая графа 7 при статусе 1. Формально статус 1, но ставка НДС не указана. Покупатель не сможет принять вычет по такому документу, потому что обязательный реквизит счёта-фактуры отсутствует. ФНС прямо указывает на это в разъяснениях.

Ошибка 4: Использование УПД только как счёт-фактуры. Если продавец оформляет отдельную накладную ТОРГ-12, он не может использовать УПД - обязан выставить именно счёт-фактуру (письмо ФНС от 22.08.2018 № АС-4-15/16298). УПД - это всегда первичный документ. Функции «только СЧФ» в чистом виде на практике применяются крайне редко.

При статусе 1 заполняются абсолютно все поля - и из части счёт-фактуры, и из части первичного документа:

• Номер и дата документа
• Сведения о продавце и покупателе (ИНН, КПП, наименование, адрес)
• Грузоотправитель и грузополучатель
• Наименование товаров/услуг, количество, единицы измерения
• Цена, стоимость без НДС, ставка НДС, сумма НДС, стоимость с НДС
• Страна происхождения и номер ГТД (для импортных товаров)
• Коды маркировки (для маркированных товаров)
• Строка 5а - реквизиты документа-основания
• Строка 5б - реквизиты авансовых счетов-фактур (новое в 2026)
• Подписи: руководитель, главный бухгалтер (или уполномоченные лица), ответственный за оформление

При статусе 2 заполняется только часть, относящаяся к первичному документу. Реквизиты счёт-фактуры не обязательны:

• Данные сторон - обязательны
• Наименование, количество, стоимость товаров - обязательны
• Ставка и сумма НДС - не обязательны
• Грузоотправитель/грузополучатель - можно не заполнять
• Коды маркировки - обязательны, если товар подлежит маркировке

Обратите внимание: даже при статусе 2 коды маркировки указываются в обязательном порядке, если товар подлежит маркировке. Это требование «Честного ЗНАКа», а не налоговое.

Не хотите разбираться в реквизитах сами? Мы формируем УПД за вас

Услуги сами по себе не диктуют статус. Критерий тот же: нужна ли покупателю функция счёта-фактуры. Если компания оказывает услуги с НДС и контрагент хочет вычет - статус 1. Если достаточно подтвердить факт оказания услуги - статус 2. К маркировке это напрямую не относится, но в одном УПД могут быть и товары (маркированные), и услуги (доставка, монтаж). Статус при этом один на весь документ.

При возврате товара покупатель выступает продавцом - он формирует свой УПД на возврат. Статус зависит от его налогового режима. Если покупатель на ОСНО - статус 1. Если на УСН без НДС - статус 2. Коды маркировки при этом возвращаются обратно продавцу в «Честном ЗНАКе».

Селлеры на маркетплейсах обязаны работать с электронными УПД после введения ЭДО для их товарной группы. При отгрузке маркированного товара на склад маркетплейса (FBO) или при передаче покупателю (FBS) формируется УПД с кодами. Статус определяется налоговым режимом селлера: ИП на патенте или УСН без НДС - статус 2, ООО на ОСНО - статус 1. Маркетплейс при розничной продаже сканирует код на кассе и выводит товар из оборота автоматически.

Не путайте статус УПД (1 или 2) со статусами документов в системе маркировки. В личном кабинете «Честного ЗНАКа» и при работе через ЭДО Лайт у документа появляются свои статусы обработки: «Предварительная проверка», «Обработан», «Ошибка предварительной проверки» и другие.

Статус «Обработан» означает, что УПД прошёл проверку кодов в системе маркировки. Это никак не связано с тем, стоит у вас в углу цифра 1 или 2. Система маркировки проверяет корректность кодов, их принадлежность отправителю, отсутствие дублей - но не налоговый статус документа.

С апреля 2026 года УПД, созданные в ЭДО Лайт, поступают покупателю только после прохождения проверки в системе маркировки. Документ автоматически направляется на проверку после подписания отправителем - и только при успешной проверке доходит до получателя.

Ошибки в кодах маркировки? Проблемы с ЭДО? Решим за вас

Способ учёта маркированных товаров - объёмно-сортовой (ОСУ) или поэкземплярный (ПЭУ) - не зависит от статуса УПД. Но он определяет, что именно указывается в документе:

При ОСУ: в УПД указывается GTIN и количество товара. Код формата 02+GTIN+37+количество. Каждый экземпляр не сканируется при передаче между участниками оборота.

При ПЭУ: в УПД указывается код маркировки каждой единицы товара. Каждый Data Matrix сканируется и фиксируется.

С 1 марта 2026 года ряд товарных групп перешёл на поэкземплярный учёт. Это означает увеличение объёма данных в УПД - и дополнительную ответственность за корректное заполнение. Статус 1 или 2 при этом выбирается по налоговым критериям, а не по способу учёта.

Если вся эта система кажется сложной - это потому, что она действительно непростая. Формирование УПД с корректным статусом, настройка ЭДО, работа с кодами маркировки, взаимодействие с «Честным ЗНАКом» - каждый этап требует внимания к деталям. Одна ошибка в статусе может заблокировать вычет НДС на крупную сумму.

MarkGuru берёт на себя полный цикл маркировки: от регистрации в системе до формирования УПД и обучения вашего персонала. Всё включено - описание товаров, шаблоны этикеток, неограниченное количество кодов, личный менеджер.

Нет. Подписанный УПД - это юридически значимый документ. Чтобы изменить статус, нужно создать исправленный УПД - УПД(и). Для электронных документов процедура проводится через оператора ЭДО или ЭДО Лайт.

Нет. Передача кодов маркировки через ЭДО происходит одинаково при статусе 1 и 2. Система маркировки проверяет корректность кодов, а не налоговый статус документа.

Если ИП на УСН освобождён от НДС (доход до 60 млн руб.) - статус 2. Если ИП на УСН платит НДС (доход выше порога или добровольный переход) - статус 1.

Покупатель не сможет принять НДС к вычету. Статус 2 означает, что документ не выполняет функцию счёта-фактуры. Даже если сумма НДС указана - вычет на основании такого УПД невозможен.

Нет. У УПД только два статуса - 1 и 2. В электронном формате есть три функции (СЧФ, ДОП, СЧФДОП), но статусов для бумажного бланка ровно два.

Нет. В книге покупок и книге продаж регистрируются только документы со статусом 1, потому что только они выполняют функцию счёта-фактуры.

Формально покупатель вправе отклонить УПД в ЭДО по любой причине, включая некорректный статус. На практике это частая причина отклонения: если покупателю нужен вычет НДС, а пришёл УПД со статусом 2 - он отправит отказ.

Да. Участники оборота маркированных товаров обязаны использовать ЭДО для обмена УПД с кодами маркировки. Это требование действует с 2022 года и распространяется на все категории маркируемой продукции.

Единственный актуальный электронный формат - версия 5.03, утверждённая Приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ с изменениями. Старые форматы 5.01 и 5.02 не принимаются операторами ЭДО с 1 апреля 2025 года.

Бумажный УПД как первичный документ допустим, но для передачи кодов маркировки в «Честный ЗНАК» обязателен электронный обмен через ЭДО. Бумажная версия не передаёт коды маркировки в систему прослеживаемости автоматически.

Срок хранения УПД составляет 5 лет, согласно Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236. Это касается и бумажных, и электронных документов вне зависимости от статуса.

Если покупатель не подписал УПД, коды маркировки не переходят на его баланс. Сделка в «Честном ЗНАКе» остаётся незавершённой. Необходимо связаться с контрагентом и выяснить причину задержки. Распространённые причины: ошибки в реквизитах, проблемы с роумингом между операторами ЭДО, истекшая электронная подпись.

Выбирайте статус не по привычке и не «на всякий случай», а по назначению документа. Если покупателю нужна функция счёт-фактуры для вычета НДС - статус 1. Если достаточно подтвердить факт передачи товара - статус 2. Всё остальное - реквизиты, формат, подписи - следует из этого выбора. А коды маркировки передаются в «Честный ЗНАК» одинаково при любом статусе. Ошибку проще предотвратить, чем исправлять - особенно когда в УПД тысячи кодов Data Matrix.

Автоматизируем маркировку полностью - от кодов до УПД